Recours à un prestataire.
Les préfectures ou les collectivités territoriales peuvent avoir recours à un prestataire externe technique pour assurer la télétransmission des actes vers les préfectures. Cette prestation doit être strictement conforme au cadre légal et technique défini par le ministère de l'intérieur. Les opérations que le prestataire est autorisé à réaliser à partir des données à caractère personnel qui lui sont transmises, ainsi que les engagements qu'il prend pour garantir leur sécurité et leur confidentialité sont définies par l'arrêté du 26 octobre 2005 et par le cahier des charges précisant la procédure d'homologation des dispositifs de télétransmission.
En particulier, le prestataire s'engage à garantir la sécurité et la stricte confidentialité des données personnelles figurant dans les actes, les documents et les messages qu'ils transmettent. Il est interdit à ces prestataires d'utiliser ou de diffuser les données contenues dans les actes soumis au contrôle de légalité à d'autres fins que la transmission des actes échangés entre les collectivités territoriales et le représentant de l'Etat.
Le prestataire doit procéder à la destruction ou à la restitution de tous les fichiers stockant les informations dès l'achèvement de son contrat.