L'observatoire départemental du volontariat se réunit au moins deux fois par an sur convocation de son président qui fixe l'ordre du jour et la date des réunions. Les convocations, accompagnées de l'ordre du jour, sont adressées par le préfet à chacun des membres au moins un mois à l'avance. Un compte rendu de chaque réunion est établi par le secrétariat de l'observatoire.