L'établissement de la notation est précédé d'un entretien d'évaluation. Cet entretien est conduit par le préfet du département pour les chefs d'établissement, et par le chef d'établissement, pour ses adjoints membres du corps des personnels de direction.

Pour l'Assistance publique - hôpitaux de Paris, l'entretien d'évaluation est conduit :

a) Par le directeur général, pour les chefs d'établissement, les sous-directeurs du siège et les sous-directeurs occupant des fonctions de directeur ;

b) Par les chefs d'établissement et les directeurs du siège, pour les cadres de direction occupant des fonctions de directeur adjoint, de chef de service et de chef de bureau.

L'entretien a pour but d'analyser le bilan des actions menées pendant l'année écoulée et de fixer en commun les objectifs prioritaires pour l'année à venir. Il fait l'objet d'un compte rendu écrit communiqué au fonctionnaire.