L'entretien est conduit, pour les conseillers d'orientation-psychologues qui exercent des fonctions d'orientation dans un centre d'information et d'orientation, par le directeur du centre d'information et d'orientation sous l'autorité duquel ils sont placés et, pour les directeurs de centre d'information et d'orientation chargés de la direction d'un centre d'information et d'orientation, par le recteur ou, dans les conditions prévues par l'article R. 222-19-3 du code de l'éducation, le directeur académique des services de l'éducation nationale. Pour les autres conseillers d'orientation-psychologues et directeurs de centre d'information et d'orientation, l'entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct dont ils dépendent au sein du service où ils sont affectés. La date de cet entretien est fixée par le supérieur hiérarchique direct mentionné ci-dessus et communiquée à l'agent au moins huit jours à l'avance.
L'entretien donne lieu à un compte rendu établi et signé par le supérieur hiérarchique direct. Il est communiqué à l'agent qui peut y apporter des observations avant de le retourner à son supérieur hiérarchique direct. Le compte rendu est notifié à l'agent qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance.