L'effectif des agents publics à prendre en compte pour le calcul des indicateurs est apprécié sur la période de l'année civile considérée. Les agents qui ne sont pas rémunérés sur une année pleine sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail annuelle.

Pour le calcul des indicateurs, sont pris en compte dans les effectifs de l'administration les fonctionnaires et les agents contractuels de droit public sur emploi permanent.
S'agissant des départements ministériels :
1° Sont également pris en compte les autres personnes rémunérées sur le budget de l'Etat, dont :
a) Les ouvriers d'Etat ;
b) Les élèves fonctionnaires et les fonctionnaires stagiaires, à l'exclusion, pour les établissements publics administratifs de l'Etat assurant la formation de fonctionnaires, de ceux qu'ils rémunèrent ;
c) Les magistrats judiciaires et les auditeurs de justice ;
d) Les membres des cabinets ministériels ;
2° Ne sont pas pris en compte :
a) Les agents relevant du code du travail, dont les apprentis ;
b) Les militaires relevant de l'autorité du ministre de la défense, du ministre des affaires étrangères et du ministre chargé de la transition écologique ;
c) Les stagiaires recrutés sur le fondement du code de l'éducation ;
d) Les agents contractuels sur emploi non permanents.
Les agents mis à disposition sont comptabilisés dès lors que l'administration est compétente pour prendre les décisions ayant une influence sur les situations mesurées par les indicateurs.