L'index mentionné à l'article R. 132-25 est établi chaque année au titre de l'année civile écoulée. Les indicateurs sont calculés chaque année par l'employeur, au plus tard le 30 septembre de l'année en cours, à partir des données de l'année civile qui précède l'année de publication. Les périodes de référence à prendre en compte sont identiques à celles de la base de données sociales pour les indicateurs concernés.

Les caractéristiques individuelles des agents public sont appréciées au dernier jour de la période de référence annuelle ou au dernier jour de présence de l'agent dans l'administration pour ce qui concerne notamment sa catégorie.