L'effectif des agents publics à prendre en compte pour le calcul des indicateurs est apprécié sur la période de l'année civile considérée. Les agents qui ne sont pas rémunérés sur une année pleine sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail annuelle.

Sont pris en compte pour le calcul des indicateurs, dans les effectifs de l'administration, les fonctionnaires, les agents contractuels de droit public sur emploi permanent, et s'agissant des départements ministériels, ceux rémunérés sur le budget de l'Etat, dont les ouvriers d'Etat, les élèves fonctionnaires et les fonctionnaires stagiaires, à l'exclusion, pour les établissements publics administratifs de l'Etat assurant la formation de fonctionnaires, de ceux qu'ils rémunèrent, les magistrats judiciaires et les auditeurs de justice, les membres des cabinets ministériels, à l'exclusion des agents relevant du code du travail, dont les apprentis, des militaires relevant de l'autorité du ministère chargé des armées, du ministère chargé des affaires étrangères et du ministère chargé de la transition écologique, des stagiaires recrutés sur le fondement du code de l'éducation et des agents contractuels sur emploi non permanents (vacataires et intérimaires).
Les agents mis à disposition sont comptabilisés dès lors que l'administration a un pouvoir de décision sur les situations mesurées par les indicateurs.