L'armateur informe les gens de mer et les organisations syndicales représentant les gens de mer au sein de l'entreprise, par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information, de l'organisation des élections. Cette information précise la date envisagée pour le scrutin.
Les modalités d'organisation des élections, des candidatures, de la durée du scrutin, du dépouillement et de la proclamation des résultats sont précisées par voie de convention ou accord collectif de branche ou d'entreprise.
En cas de carence, l'armateur détermine ces modalités minimales. En ce cas, le scrutin est ouvert pendant le temps nécessaire à l'élection de l'ensemble des délégués de bord du navire, le dépouillement des suffrages a lieu dans les plus brefs délais et le capitaine informe les gens du mer du résultat des élections par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information.

Lorsque l'institution du délégué de bord n'a pas été mise en place ou renouvelée, un procès-verbal de carence est établi par le capitaine à la date où elle aurait dû être mise en place ou renouvelée. Le capitaine le porte à la connaissance des gens de mer, de l'armateur et de l'inspecteur du travail par tout moyen permettant de donner date certaine à cette information.