L'entretien est conduit, pour les instituteurs qui exercent des fonctions d'enseignement relevant de l'enseignement scolaire, par l'inspecteur de l'éducation nationale de la circonscription et, pour les autres instituteurs, par le supérieur hiérarchique direct dont ils dépendent au sein du service où ils sont affectés. La date de cet entretien est fixée par le supérieur hiérarchique direct et communiquée à l'agent au moins huit jours à l'avance.

L'entretien donne lieu à un compte rendu établi et signé par le supérieur hiérarchique direct de l'enseignant. Il est communiqué à l'enseignant qui peut y apporter des observations avant de le retourner à son supérieur hiérarchique direct. Le compte rendu est notifié à l'enseignant qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance.