Seuls peuvent s'exprimer au nom de l'Etat le préfet de région devant le conseil régional, le préfet de département devant le conseil départemental, ou la personne qu'ils ont désignée pour les représenter.

Le préfet de région est seul habilité à négocier et conclure, au nom de l'Etat, toute convention avec la région ou ses établissements publics. Toutefois, quand une autre collectivité ou un établissement public relevant de celle-ci est également partie à la convention, le préfet de région peut donner délégation au préfet de département intéressé pour la négocier et la conclure au nom de l'Etat.

Le préfet de département est seul habilité à négocier et conclure, au nom de l'Etat, toute convention avec le département, les communes et leurs établissements publics.