Chaque organisation syndicale peut demander à l'administration la création d'une ou plusieurs adresses de messagerie syndicales fonctionnelles sur l'Intradef.
Le responsable de l'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle en fait la demande écrite auprès du correspondant SIC de son organisme de rattachement.
Lors de sa demande, l'organisation syndicale désigne un ou plusieurs agents qui seront susceptibles d'utiliser la messagerie syndicale au sein du service ou du groupe de services. L'un d'eux est désigné comme responsable de l'adresse de messagerie syndicale fonctionnelle pour la mise à jour de ses membres.
La dénomination de ces adresses doit faire apparaître explicitement le nom de l'organisation syndicale. La structure doit être sous la forme suivante : entité[email protected].
Elle doit respecter les règles de nommage en vigueur au sein du ministère de la défense (annexe 2).