Les prêts et dépôts autres que ceux qui sont consentis à des musées de l'Etat donnent lieu préalablement à leur octroi à la souscription par le bénéficiaire d'une assurance couvrant les risques de vol, de perte ou de détérioration de l'œuvre. Toutefois, le ministre de la défense peut, au vu des garanties présentées par le bénéficiaire, dispenser celui-ci de souscrire une assurance.
Le retrait du prêt ou du dépôt est obligatoire si l'œuvre ne bénéficie pas de garanties de soins et de sécurité suffisantes, si elle n'est pas exposée au public ou si elle est transférée sans autorisation hors du lieu du dépôt.
Les dépôts sont accordés pour une durée maximale de cinq ans renouvelable.