1. Le contexte, les objectifs et le périmètre

Dans l'effort permanent conduit par l'administration pour améliorer la qualité du service rendu, sa réactivité et garantir la meilleure utilisation des deniers publics, le levier d'optimisation des achats, qui permet d'obtenir des résultats à brève échéance, vient s'inscrire tout naturellement et avec une actualité particulière.
Bien que l'ensemble des achats de l'administration ait vocation à être optimisé, la priorité actuelle porte sur l'optimisation des « achats courants », pour lesquels le potentiel est probablement le plus fort et le plus accessible.
Les achats dits « courants » (par opposition aux achats dits « métiers ») correspondent aux achats communs liés au fonctionnement des services, notamment les fournitures et le mobilier de bureau, les transports et nuitées, la micro-informatique, les consommables informatiques, la téléphonie, les photocopieurs, le nettoyage des locaux, l'entretien immobilier et travaux, les abonnements et la documentation, la gestion des véhicules...
Par « achat », on vise l'acte qui consiste à s'entendre sur la chose et sur son prix, acte bien distinct de l'acte d'approvisionnement (de la commande au constat du service fait), qui relève d'autres contraintes car davantage lié au point de consommation (niveau BOP et UO). En outre, il est très clair que chaque chef de service déconcentré doit rester responsable de ses commandes et de son budget pour éviter une dilution des responsabilités sur l'exécution des dépenses.

2. Le rôle du niveau central - ministériel

C'est au niveau central - ministériel que la mise en perspective des consommations et des marchés fournisseurs peut se faire avec le plus de pertinence afin de décider des stratégies optimales d'achat.
Plus précisément, les ministères se sont organisés, s'organisent ou vont s'organiser pour être en mesure de développer, au niveau central, une réelle expertise économique sur les achats de leur ministère et développer une politique structurée d'optimisation pour en faire bénéficier l'ensemble de leur réseau.
Ainsi, le niveau central doit être en mesure d'assumer les responsabilités suivantes :
- élaborer, suivre la mise en oeuvre et mesurer l'impact de la stratégie d'optimisation des achats pour le compte de leur ministère, en liaison avec les autres ministères ;
- constituer une équipe dédiée d'experts sur les achats à plus fort enjeu pour le ministère ;
- accompagner la professionnalisation de la filière achats au sein du ministère (mise en place d'un réseau d'acheteurs, d'outils [CCTP types, grille d'évaluation de la performance des achats], d'information économique [base de données prix, analyses de marché fournisseurs par segment d'achat], de formation, de mécanisme de partage d'information et de pratiques [journée d'études, séminaire...]) ;
- mettre en place des marchés nationaux et en suivre l'exécution et l'efficacité lorsque cela est optimal ;
- participer au réseau interministériel des achats pour rechercher, au niveau interministériel, les approches optimales.

3. Le rôle des préfets

En tout premier lieu, il revient aux préfets de s'assurer que la nécessaire distinction à faire entre achats et approvisionnements est diffusée et comprise largement au sein des services. C'est une condition nécessaire pour que des démarches d'optimisation des achats puissent être engagées avec le minimum d'adhésion des utilisateurs finaux.
Ensuite, le rôle des préfets est de s'assurer que les initiatives d'optimisation prises localement le sont en lien étroit avec les niveaux régionaux ou nationaux, ministériels ou interministériels : ils sont garants de la mise en oeuvre du principe de globalisation maximale. En effet, la mutualisation des achats au niveau local a vocation à être organisée en privilégiant, chaque fois que cela est opportun, le niveau national. Ainsi, les préfets doivent inciter les services locaux à coordonner la satisfaction de leurs besoins dans le cadre des marchés nationaux ; le recours à des marchés locaux ne doit intervenir qu'en l'absence de procédures nationales sur des segments d'achats particuliers.
Pour tous les achats locaux pour lesquels il n'existerait pas de stratégie d'achats nationale, les préfets ont la responsabilité de stimuler l'émergence d'une globalisation interministérielle en s'appuyant sur les moyens des différents services déconcentrés concernés. Ceci passe par la mise en place - a minima - d'une coordination au niveau régional et par la création, au niveau départemental, de pôles de compétence « mutualisation des moyens ». Ces mécanismes de coordination doivent permettre - a minima - de créer la transparence sur les marchés en cours et d'articuler le lancement des procédures futures. Les préfets veilleront, dans ce cadre, à ce que les services aux moyens les plus limités puissent bénéficier des initiatives prises par les autres départements ministériels dans la limite d'une répartition équilibrée des efforts des différents services concernés.
Les préfets s'assureront que la globalisation des achats respecte les principes posés par le code des marchés publics et en suit les procédures. La coordination de la passation des marchés, prévue à l'article 7 du code, permet à plusieurs services d'une même personne publique disposant d'un budget propre de désigner un service centralisateur qui passera un marché global dans le cadre duquel les autres services émettront des bons de commandes. De même, la formule des groupements de commandes prévue à l'article 8 permet à des services de l'Etat, des établissements publics et même des collectivités territoriales de coordonner leurs achats.
Il conviendra tout particulièrement de veiller à anticiper la mise en place de ces formules avant le lancement de la procédure. En effet, une fois celle-ci lancée, il devient impossible d'intégrer des modifications qui remettraient en cause l'équilibre initial du marché ou étendraient son périmètre.
Dans le domaine de l'approvisionnement, la responsabilité des préfets est de premier rang pour stimuler les mutualisations de moyens, la coordination des fonctions logistiques entre les différents services d'un même niveau territorial et a fortiori entre services colocalisés. Pour connaître l'état des lieux des marchés publics, les préfets pourront utilement consulter les adresses internet suivantes :
- minefi.gouv.fr/minefi/publique/marches publics/index.htm ;
- djo.journal-officiel.gouv.fr/marches publics/ ;
- marches-publics.gouv.fr.

A N N E X E 6