Les objectifs et le périmètre
La mutualisation des fonctions logistiques vise, à la différence de l'achat, la mise en commun de moyens existants permettant aux services déconcentrés de dégager des économies d'échelle : utilisation commune d'une imprimerie, gestion coordonnée du parc automobile, partage du standard, d'espaces d'archivage...
Les outils de mise en oeuvre juridique
Pour permettre au service chargé de la mission de refacturer aux autres services la réalité du service rendu, la mutualisation s'appuiera sur les trois dispositifs suivants :
- le rétablissement de crédits prévu à l'article 17 de la LOLF ;
- les cessions sur provisions, autre modalité de rétablissement de crédits ;
- la délégation de gestion créée par le décret n° 2004-1085 du 14 octobre 2004.
Ces trois dispositifs permettent avec des approches différentes de tendre vers une culture des coûts complets qui reste encore à approfondir et de développer une logique plus large de facturation interne. Ils doivent permettre de faciliter les prestations croisées entre services dans un but d'optimisation des moyens et des compétences.
- Le rétablissement de crédits
dans le cadre de l'article 17 de la LOLF
Cette formule permet à un service de prendre en charge financièrement la réalisation d'une prestation pour le compte des autres et d'en obtenir ensuite le remboursement. Elle s'applique à toutes les opérations : fonctionnement, personnel, investissement. Elle sera privilégiée pour les opérations ponctuelles.
La longueur des circuits financiers du rétablissement de crédit a souvent été soulignée. La procédure de rétablissement de crédits fait intervenir plusieurs acteurs : le trésorier-payeur général qui en est l'acteur comptable, les services ordonnateurs qui interviennent aux deux extrémités de la chaîne (émission du titre de perception par le service créancier et mandatement par le service débiteur).
A l'instar du délai global de paiement dans le domaine de la commande publique, et pour rendre le dispositif du rétablissement de crédits plus réactif, un engagement devra être systématiquement recherché sur un délai global partagé entre les ordonnateurs et les comptables. Les préfets et les trésoriers-payeurs généraux négocieront des engagements conventionnels de délai de traitement avec les services de l'Etat et assureront à cet égard un pilotage resserré des services gestionnaires.
- Les cessions sur provisions
La cession sur provisions prévue à l'article 17 constitue une modalité particulière de la procédure de rétablissement de crédits. Alors que dans le cadre de la procédure normale les crédits sont rétablis chez le service créancier ex post par l'encaissement des recettes auprès du service débiteur, la technique des provisions évite le préfinancement de la dépense initiale par le service prestataire.
Elle suppose un suivi rigoureux de la part des services ordonnateurs pour régulariser - au plus tard à la fin de la gestion au cours de laquelle elle a été versée - la provision et ajuster les comptabilités budgétaire et générale. Cette modalité spécifique n'est utilisée à ce jour que pour l'entretien des bases aériennes du ministère de la défense par les directions départementales de l'équipement.
Sur la base des instructions qui vous seront adressées par le comité des secrétaires généraux, vous pourrez utiliser cette technique, en concertation étroite avec le trésorier-payeur général, pour des prestations croisées de caractère répétitif ou étalé dans le temps et mobilisant un montant dont le service prestataire pourrait difficilement faire l'avance sur son propre budget. Une dépense prévisionnelle sera calculée et, sur cette base, une provision versée, en utilisant la procédure du rétablissement de crédits. Sur la base des dépenses effectivement réalisées par le service prestataire, le montant du rétablissement de crédits devra être régularisé au plus tard avant la fin de l'exercice budgétaire considéré.
- La délégation de gestion
Le décret du 14 octobre 2004 et la circulaire d'application du 27 mai 2005 définissent les conditions de mise en oeuvre de la délégation de gestion. Ce nouvel outil juridique, inspiré du mandat civil, permet de confier à un service le soin de réaliser des tâches de gestion courante (actes administratifs, prestations ou activités déterminées concourant à l'accomplissement de la mission).
Le recours à la délégation de gestion peut être pertinent pour des prestations régulières impliquant un volume financier significatif. Elle doit faire l'objet d'une convention écrite entre délégant et délégataire. Le préfet doit approuver le document élaboré par les services placés sous son autorité. A cette occasion, il s'assure que le service délégataire dispose des moyens pour assurer la mission qui lui est confiée. La convention précise la prestation attendue du délégataire, sa durée, les modalités d'exécution financière, notamment le montant des crédits que le délégataire est autorisé à engager par le délégant. La convention précise aussi les modalités de compte rendu de l'exécution de la mission. Il peut être mis fin à cette convention par décision de l'un des chefs de service concernés sous réserve d'un préavis de trois mois.
Le service délégant reste seul titulaire de sa compétence, le délégataire agissant de manière « transparente » pour son compte. Le délégant est maître et responsable de ses choix : nature de la mission confiée, objectifs assignés au délégant, volume financier correspondant... C'est pourquoi il n'y a pas lieu que le délégataire dispose d'une délégation de signature de la part du délégant. Ainsi, une délégation de gestion peut être mise en place entre des services qui n'ont aucun lien hiérarchique ou entre services d'un ressort territorial différent (département-région, départements entre eux).
A la différence de la délégation interservices (DIS), la délégation de gestion ne modifie en rien l'architecture des BOP et des UO retenue par chaque ministère. Alors que la DIS suppose que les crédits issus de plusieurs programmes soient isolés dans des UO spécifiques confiées à un délégué unique, la délégation de gestion permet au service gestionnaire de puiser dans le BOP ou l'UO du délégant, à due concurrence des seuils financiers qu'il aura définis. C'est pourquoi la dépense effectuée par le délégataire sera transmise au comptable assignataire du délégant.
Pour la mise en oeuvre technique de la délégation de gestion, le service délégataire doit adresser au trésorier-payeur général une demande d'habilitation pour pouvoir accéder aux UO des délégants.
En l'état actuel des systèmes d'information, la délégation de gestion ne peut faire l'objet d'un suivi comptable qu'entre les services raccordés à NDL en mode « fichier unique ». C'est le cas des ministères de la culture et de la communication ; de l'économie, des finances et de l'industrie ; de l'intérieur et de l'aménagement du territoire ; de la justice ; de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche ; de la jeunesse et des sports ; de l'écologie et du développement durable ; de la santé et des solidarités ; de l'emploi, de la cohésion sociale et du logement pour la section ville et rénovation urbaine. Dans les autres cas, une mesure organisationnelle devra être arrêtée pour permettre au délégué d'engager les crédits depuis un poste relié en mode fichier unique.
Compte tenu des contraintes techniques liées au système d'information du Palier 2006, l'utilisation de la délégation de gestion pour la gestion des personnels fait à l'heure actuelle l'objet d'une expérimentation en administration centrale exclusivement.
Des travaux sont en cours pour adapter le système d'information au suivi simple et réactif de délégations de gestion de toutes natures dans le cadre du projet Chorus qui devrait être testé en 2007 sur un site pilote.
1 version