Le ministère de la jeunesse, de l'éducation nationale et de la recherche expédie à l'adresse personnelle ou familiale de chaque électeur, au plus tard le vendredi 28 mai 2004, le matériel de vote et les professions de foi accompagnées des instructions relatives au scrutin.
Chaque électeur doit transmettre son suffrage, exclusivement par la voie postale, en utilisant le matériel de vote fourni par l'administration : il insère son bulletin de vote dans l'enveloppe n° 1 ne portant aucun signe distinctif ; il introduit l'enveloppe n° 1 dans l'enveloppe n° 2 comportant la mention « élections au Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche », sur laquelle il appose ses nom, prénoms et signature et indique le nom de l'établissement dans lequel il est régulièrement inscrit, indiqué en toutes lettres ; il met l'enveloppe n° 2, préalablement fermée, dans l'enveloppe n° 3, qu'il adresse à la présidence de la commission nationale.