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Arrêté du 4 avril 2023

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Chapitre II

Modalités d'accès de l'agent et des tiers au dossier individuel de l'agent

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JORF n°0086 du 12 avril 2023

Chapitre Ier : Champ d'application et modalités de mise en œuvre

Article 1

Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Champ d'application et modalités de gestion des dossiers individuels des agents

Résumé Les dossiers des employés du Premier ministre sont numériques et gérés par un système informatique spécifique.

Le dossier individuel de l'agent (DIA) sur support électronique concerne les agents gérés ou rémunérés par les services du Premier ministre dans le cadre du système d'information des ressources humaines « Renouveau des outils informatiques relatifs aux ressources humaines » (RenoiRH).
La gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique, au sens du décret du 15 juin 2011 susvisé, est réalisée via l'application « Gestion de l'archivage et du stockage unifiés du dossier individuel agent » (GAUdDI), intégrée au SIRH visé à l'alinéa précédent.

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Article 2

Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Dématérialisation des dossiers individuels des agents

Résumé Les autorités décident quels documents passeront au numérique et quand, avant le 1er janvier 2024.

La liste des pièces faisant l'objet d'une dématérialisation du dossier individuel des agents sur support électronique et le calendrier de passage au support numérique sont définis par décisions de chacune des autorités de gestion des agents des différents services du Premier ministre.
Cette mise en œuvre interviendra au plus tard le 1er janvier 2024.

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Article 3

Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Information sur la dématérialisation des dossiers individuels des agents publics

Résumé Les agents publics savent maintenant que leurs dossiers sont numérisés.

Les agents publics concernés sont informés de la dématérialisation de leur dossier individuel.

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Article 4

Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Conservation des documents papier des agents

Résumé Les documents papier des agents restent en format papier jusqu'à ce qu'ils soient scannés et ajoutés au dossier numérique, en s'assurant qu'ils soient copiés exactement comme à l'origine.

Les documents intéressant la situation de l'agent et constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur support électronique sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l'identique.

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Article 5

Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.

Durée de conservation et gestion des documents

Résumé Les documents sont gardés un certain temps, puis archivés ou détruits après 80 ans, avant d'être envoyés aux archives nationales ou éliminés sous contrôle.

Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document conformément aux dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé :

- au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction, conformément à la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé ;
- l'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, fixée aux quatre-vingts ans de l'agent ;
- au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents stockés dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique font l'objet d'un versement aux archives nationales, ou sont éliminés sous le contrôle de la mission des archives des services du Premier ministre.

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