Les pièces constitutives du dossier de demande de contrat et les pièces nécessaires à son paiement sont fixées par instruction du ministère de l'agriculture, de l'alimentation, de la pêche et des affaires rurales. Le préfet peut fixer une liste de pièces complémentaires nécessaires dans le cadre de la politique pastorale de son département.
Les dossiers d'engagement ou de confirmation annuelle d'engagement sont déposés entre le 1er février et le 15 mai. Pour 2004, les dossiers sont déposés jusqu'au 30 juillet et les engagements souscrits pour l'option gardiennage sont pris en compte pour l'année civile considérée.