L'entreprise doit détenir à son siège social un fichier des matériels soumis à recensement indiquant au minimum le numéro d'inventaire au fichier de l'entreprise et le numéro national du matériel.

Ce fichier, tenu à jour par l'entreprise, est contrôlé annuellement par le directeur départemental de l'équipement ou son représentant.