Dans tous les cas, la transmission de la copie de l'ordonnance est nécessaire pour la prise en charge des soins.
Dans le cas de la facturation en flux sécurisé SESAM-Vitale, les modalités de transmission des ordonnances sont ci-après décrites.

Tri et transmission des ordonnances sous forme papier en SESAM-Vitale

Les copies d'ordonnances sous forme papier sont accompagnées d'un bordereau récapitulatif des FSE conforme au cahier des charges SESAM-Vitale.
L'entreprise en audioprothèse transmet, à minima chaque mois, au centre de paiement ou point d'accueil relevant du régime général de l'assurance maladie le plus proche de son site d'activité faisant l'objet d'une identification au Fichier national des Professions de Santé, les ordonnances papier des assurés du régime général, des sections locales mutualistes, de la caisse d'assurance maladie des industries électrique et gazière (CAMIEG) et du régime agricole (MSA).
Ces ordonnances papier accompagnées de leur bordereau généré par le progiciel de facturation SESAM-Vitale, doivent être classées en cinq catégories matérialisées par des enveloppes distinctes :

- Régime général,
- Régime agricole : distinction des régimes MSA, GAMEX,
- Sections locales mutualistes (91 à 99)
- Autres

A l'extérieur de chaque enveloppe, l'entreprise en audioprothèse inscrit les informations suivantes : le numéro des lots, le nombre d'ordonnances par lot, le numéro de la semaine (1 à 52) et l'identification de l'entreprise en audioprothèse.
Si l'ordonnance a déjà été transmise à la caisse de l'assuré à l'appui d'une feuille de soins antérieure, aucune copie n'est exigée par l'organisme payeur.

Tri et transmission des ordonnances numérisées (dispositif SCOR)

Les parties signataires reconnaissent l'intérêt de simplifier les modalités de transmission des pièces justificatives par l'entreprise en audioprothèse et de faciliter leur réception et leur archivage par la caisse.
Afin de simplifier les modalités de transmission des ordonnances par l'entreprise en audioprothèse et de faciliter leur réception et leur archivage par la caisse, dans l'attente de la mise en œuvre de la prescription électronique, un dispositif de « scannérisation » des ordonnances est organisé. Il comprend la numérisation des ordonnances originales exécutées par l'entreprise en audioprothèse et leur transfert vers les organismes d'assurance maladie en télétransmission.
Ce dispositif de télétransmission des pièces justificatives dématérialisées est inter-régimes, s'appliquant à tous les organismes de tous les régimes d'assurance maladie obligatoire, signataires ou non de la présente convention.
Dans ce dispositif, le duplicata de l'ordonnance papier est remplacé par une ordonnance numérisée, télétransmise vers un serveur informatique dédié, dénommé point d'accueil inter-régimes. Elles reconnaissent cependant la nécessité de conserver des modalités de transmission alternatives et ponctuelles du duplicata de l'ordonnance papier, soit sur support CD-ROM, soit sur support papier, en dernier recours.
Dans tous les cas, la transmission de la copie de l'ordonnance, conforme aux textes en vigueur, est nécessaire pour la prise en charge des soins.
Dès lors que l'entreprise en audioprothèse remplit les conditions techniques et juridiques définies au présent article, elle peut télétransmettre à l'organisme de rattachement les ordonnances numérisées. Elle s'interdit toute télétransmission d'ordonnances numérisées dans des conditions non conformes aux dispositions de la présente convention.
L'entreprise en audioprothèse transmet la pièce justificative selon un seul et même mode de transmission. Elle s'interdit ainsi, pour une même pièce justificative, de la transmettre simultanément selon plusieurs modes de transmission.

Définition de la pièce numérique

La pièce justificative, constituée du duplicata ou de la copie de l'ordonnance originale sur support papier et portant les mentions obligatoires fixées réglementairement et par la dernière version du cahier des charges SESAM-Vitale, est remplacée par une copie numérique fidèle et durable de l'ordonnance originale, réalisée par l'entreprise en audioprothèse.
L'ordonnance ainsi numérisée et télétransmise à l'organisme de rattachement est désignée ci-après « la pièce numérique ». La pièce numérique est considérée comme la « pièce justificative » ouvrant droit au remboursement et à la prise en charge conformément à la réglementation en vigueur.
Dès lors que le processus d'envoi et de réception de la pièce numérique est réalisé dans les conditions définies dans le présent titre, l'entreprise en audioprothèse est dispensée d'adresser à l'organisme de prise en charge le duplicata ou la copie de l'ordonnance originale sur support papier.
L'entreprise en audioprothèse est responsable de l'établissement de la pièce numérique, de sa fidélité à la pièce justificative papier et de son caractère durable.

Qualité de la pièce numérique

L'entreprise en audioprothèse transmet des pièces numériques conformes, c'est-à-dire d'une qualité de numérisation permettant l'atteinte d'un taux d'exploitabilité des pièces numériques de 99 %. La liste des anomalies rendant inexploitables les pièces numériques est fixée en annexe 3 de la présente convention.

Conditions techniques de télétransmission des ordonnances

Paragraphe 1
Equipement informatique

La transmission des pièces justificatives numérisées conformément aux dispositions du présent titre, s'effectue, par principe, en télétransmission vers le serveur informatique dédié, dénommé point d'accueil inter-régimes, dans le respect des dispositions de la présente convention et du cahier des charges en vigueur publié par le GIE SESAM-Vitale comprenant ses annexes fonctionnelles.
En vue de la télétransmission, l'entreprise en audioprothèse s'équipe d'un logiciel agréé par le CNDA. Elle s'engage à télétransmettre les pièces justificatives numérisées vers le point d'accueil inter-régimes, dès lors que les moyens techniques mis à sa disposition le lui permettent.
L'entreprise en audioprothèse a la liberté de choix de l'équipement informatique grâce auquel elle numérise et télétransmet les pièces justificatives, dans la limite des équipements agréés par le CNDA.

Paragraphe 2
Liberté de choix des services informatiques

L'entreprise en audioprothèse a la liberté de télétransmettre les pièces justificatives numérisées, soit directement en se connectant au réseau SESAM-Vitale, soit en se connectant à tout réseau pouvant communiquer avec le réseau SESAM-Vitale, dans le respect de la réglementation en vigueur.
L'entreprise en audioprothèse a le libre choix de son fournisseur d'accès Internet.
Lorsque l'entreprise en audioprothèse décide de recourir à un service informatique notamment par un contrat avec un OCT, elle s'assure que ce dernier agit dans les conditions définies par le présent titre.

Paragraphe 3
Respect des règles applicables aux informations électroniques

L'entreprise en audioprothèse doit s'assurer, dans tous les cas, du respect de la réglementation applicable aux traitements automatisés de données, notamment en matière de déclarations de fichiers.
L'entreprise en audioprothèse numérise les pièces justificatives par ses propres moyens techniques. Ceux-ci garantissent la fidélité des pièces numériques aux pièces justificatives sur support papier et ce, dans le respect des conditions techniques figurant au cahier des charges ainsi que de ses annexes fonctionnelles publiées par le GIE SESAM-Vitale.

Paragraphe 4
Traitement des incidents

En cas d'incident ne permettant pas de numériser les pièces justificatives, l'entreprise en audioprothèse met tout en œuvre pour y parvenir dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la première tentative de numérisation. En cas d'impossibilité persistante de numériser à l'issue de ce délai, l'entreprise en audioprothèse en informe la caisse dès que possible et par tout moyen et transmet les duplicatas ou les copies d'ordonnance sous forme papier.
En cas d'impossibilité technique de télétransmission ou d'absence de réception de l'accusé de réception logique de la télétransmission des pièces justificatives numériques, l'entreprise en audioprothèse et la caisse mettent tout en œuvre pour y parvenir dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la première tentative de télétransmission. En cas de nouvel échec à l'issue de ce délai, l'entreprise en audioprothèse reproduit les pièces justificatives numériques sur CD-ROM selon les modalités techniques mentionnées au cahier des charges, ainsi que ses annexes fonctionnelles, publié par le GIE SESAM-Vitale.

Convention de preuve

Les parties signataires conviennent, conformément aux dispositions de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 que la pièce numérique transmise par l'entreprise en audioprothèse a la même valeur juridique et comptable que la pièce justificative sur support papier.
La copie numérique de l'ordonnance originale telle que définie dans le présent titre a la même valeur que lorsque l'apposition de la signature et des mentions obligatoires est réalisée sur le support papier.
L'inscription, par l'entreprise en audioprothèse de son numéro d'identification vaut signature de l'ordonnance au sens de l'article R. 161-45 du code de la sécurité sociale.

Conservation des preuves et protection des données

L'entreprise en audioprothèse conserve sur le support de son choix la pièce numérique pendant quatre-vingt-dix (90) jours à compter du jour de sa télétransmission à la caisse primaire.
Lorsque l'entreprise en audioprothèse s'équipe de l'application SCOR, son organisme de rattachement soumet ses télétransmissions à une période de vérification de 90 jours durant laquelle il vérifie que les pièces justificatives sont transmises correctement (lisibilité, format, type de document…). Durant cette période de vérification des pièces numériques, l'entreprise en audioprothèse conserve les copies d'ordonnances sous forme papier.
Le cas échéant, l'organisme de rattachement communique avec l'entreprise en audioprothèse afin de lui signaler les éventuelles anomalies constatées ; lui faire les recommandations pour l'aider à procéder aux ajustements nécessaires.
En cas d'incident ne permettant pas le recours aux pièces numériques, l'entreprise en audioprothèse en informe dès que possible par tout moyen la caisse et transmet les duplicatas ou les copies d'ordonnance sous forme papier.
L'organisme payeur conserve les pièces numériques pendant la durée légale de conservation des pièces justificatives.
L'entreprise en audioprothèse et l'organisme s'assurent que les pièces numériques qu'ils ont archivées ne sont accessibles qu'aux seuls utilisateurs habilités.
Les mesures de conservation ci-dessus décrites ne se substituent pas et ne sauraient éluder les autres obligations de droit commun qui pèsent habituellement sur l'entreprise en audioprothèse ou sur la caisse primaire au regard des textes qui leur sont applicables en matière de conservation d'éléments de preuve pour d'autres finalités.
L'entreprise en audioprothèse et la caisse primaire respectent les obligations imposées par la législation sur la protection des données à caractère personnel, notamment celles relatives à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, à celles relatives à l'accès aux documents administratifs et à celles relatives aux archives.