Le LPO établit et tient à jour pour chaque pilote qu'il évalue un dossier des contrôles, comportant notamment l'identité, les différentes pièces et rapports détaillés des contrôles, qu'ils soient effectués au sol, en vol et sur entraîneur de vol synthétique, et le niveau linguistique obtenu. Il tient ces dossiers à la disposition des services compétents. Ce dossier doit être conservé au moins sept ans. Ces dossiers doivent être portés à la connaissance des intéressés et visés par eux.