A l'appui de la demande de subvention prévue par les articles 109, 113 ou 116 du décret n° 99-130 du 24 février 1999, l'entreprise de distribution doit fournir des éléments permettant d'apprécier son activité et doit déposer un dossier comprenant notamment :
1. Un exemplaire du dernier état des statuts de l'entreprise de distribution et un exemplaire de l'extrait K bis du registre du commerce et des sociétés datant de moins de trois mois ;
2. Une copie du mandat de distribution de l'oeuvre ou des oeuvres cinématographiques concernées ;
3. Un plan et un budget prévisionnel de sortie ;
4. Tout document présentant le matériel publicitaire et promotionnel prévu.
La commission fixe les modalités d'examen de la demande de subvention qui lui sont présentées. Elle établit son règlement intérieur, qui est approuvé par le directeur général du Centre national de la cinématographie. Pour compléter l'examen des demandes, la commission peut faire appel à des personnalités extérieures figurant sur une liste établie par le président. Ces personnes ne peuvent en aucun cas participer au vote de la commission.