La séparation comptable entre les prestations de formation professionnelle visées au 1 à 4 de l'article L. 6313-1 du code du travail et les autres activités mises en œuvre par les organismes à activités multiples dont la formation professionnelle est effectuée soit par la tenue d'une comptabilité distincte, soit par l'isolement de ces activités dans des sous comptes déterminés, soit par l'établissement d'une comptabilité analytique.

Une comptabilité distincte est une comptabilité autonome rattachée à la comptabilité, par l'intermédiaire d'un compte de liaison, des autres activités de l'organisme à activités multiples dont la formation professionnelle.

Pour satisfaire à l'obligation visée au 1er alinéa, l'organisme de formation professionnelle doit définir une première clé de répartition des charges indirectes communes à l'ensemble de ses activités qui concernent aussi bien l'immobilier, l'entretien, la maintenance, les différents flux (chauffage, eau, électricité) que les services administratifs à caractère général, mais également ceux liés au personnel. Cette clé est déterminée en priorité, soit en fonction des effectifs propres à chaque activité, soit des mètres carrés occupés par ces activités, soit des heures de prestations réalisées, ou, à défaut, toute autre méthode dûment justifiée et documentée.

Une deuxième clé doit être mise en œuvre, selon les dispositions des articles L. 6352-7 et L. 6352-10, afin de répartir les charges indirectes communes entre l'activité exercée au titre d'une part de la formation professionnelle continue et, d'autre part, de l'apprentissage. Cette répartition des charges indirectes est opérée prioritairement, soit en fonction des effectifs propres à chaque activité de formation, soit en fonction des heures de formation réalisées ou, à défaut, toute autre méthode dûment justifiée et documentée.

En application de l'article L. 6231-4 du code du travail, la tenue d'une comptabilité analytique concerne tous les organismes de formation professionnelle, publics ou privés qui réalisent à titre exclusif ou non une activité de formation par apprentissage et ce, quel que soit leur statut, leur régime d'imposition et leur chiffre d'affaires ou produits.

Cette comptabilité analytique doit permettre de retracer les coûts et les produits qui interviennent dans la réalisation de la formation par apprentissage.

Au titre de l'année civile considérée, l'organisme de formation professionnelle, quel que soit son statut, qui réalise des prestations de formation par apprentissage, met en œuvre, pour cette activité, une comptabilité analytique selon la méthode dite des coûts complets. Cette comptabilité analytique permet, d'une part, d'établir le coût propre à cette activité d'apprentissage et, d'autre part, d'identifier par diplôme et titre préparé, et par établissement, le coût de la formation délivrée dans ce cadre ainsi que les produits correspondants, selon les principes mentionnés à l'article 1er.

Tous les produits attachés à cette activité sont identifiés et répartis entre :

-les produits issus de la facturation des contrats d'apprentissage ;

-et les autres produits perçus au titre de l'apprentissage, mais également ceux correspondant aux dépenses libératoires des entreprises selon les modalités prévues au 2° de l'article L. 6241-4 et dans les conditions de l'article R. 6241-24.

Toutes les charges attachées à cette activité sont identifiées et réparties entre :

-les charges directes et indirectes réputées incorporables de par leur nature telles que définies, notamment, au II de l'article D. 6332-78 et à l'article D. 6332-83.

-et les autres charges réputées non incorporables qui sont étrangères à l'activité de formation par apprentissage. Les charges exceptionnelles sur opération de gestion ou en capital mais également financières relèvent par nature de cette catégorie.

La répartition des charges indirectes incorporables au titre de l'activité d'apprentissage s'effectue à partir d'une troisième clé correspondant aux heures de formation propre à chaque diplôme et titre préparé ou à défaut en fonction des effectifs propres à chaque diplôme et titre préparé.

Les procédures d'affectation des charges aux comptes concernant l'activité de formation par apprentissage ainsi que la détermination des clés de répartition font partie intégrante du système d'information comptable et doivent être définies de manière explicite dans une documentation interne des organismes de formation concernés ; leur mise en œuvre doit être contrôlable. A ce titre, chaque année, une note de synthèse explicative est transmise à France compétences dans les conditions mentionnées au premier alinéa de l'article 4.

Les produits et les charges ainsi déterminés par diplôme et titre préparé le sont au titre d'une année civile quelle que soit la date de clôture des comptes de la structure et transmis à France compétences avant le 31 juillet de l'année qui suit l'année civile considérée, selon les modalités prévues dans l'annexe jointe au présent arrêté. Le cas échéant, l'organisme de formation professionnelle concerné établit un bilan comptable intermédiaire au 31 décembre de chaque année.

Lorsque la comptabilité n'est pas tenue par un comptable public :

-l'organisme précité respecte l'obligation de désigner un commissaire aux comptes en application des dispositions des articles L. 6352-8 à L. 6352-9 et dans les conditions des articles R. 6352-19 à R. 6352-21 du code du travail ;

-le commissaire aux comptes de l'organisme ou, à défaut, son expert-comptable établit une attestation relative à la fiabilité des éléments comptables et financiers mentionnés aux articles 1er et 3, qu'il remet à France compétences.

Lorsque la comptabilité est tenue par un comptable public ce dernier, ou, à défaut, le représentant légal de l'organisme, établit une attestation relative à la fiabilité des éléments comptables et financiers mentionnés aux articles 1er et 3 qu'il remet à France compétences.

Le cas échéant, sur demande, France compétences peut solliciter l'organisme concerné afin d'obtenir des précisions sur la détermination des coûts des formations en apprentissage qu'il met en œuvre.

France compétences adresse, chaque année, à l'administration en charge du contrôle de la formation professionnelle, la liste des centres de formation d'apprentis qui ont satisfait aux obligations prévues par le présent arrêté.

Le délégué général à l'emploi et à la formation professionnelle est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.