Pour chaque candidat, les administrations intéressées constituent un dossier, le cas échéant en liaison avec les administrations auprès desquelles l'agent est détaché ou dont il relève pour l'exercice de ses fonctions. Elles produisent les notes qu'il a obtenues au titre des dix dernières années ainsi qu'une appréciation motivée et circonstanciée sur sa manière de servir, sur les emplois qu'il a occupés, sur ses aptitudes à exercer les fonctions d'administrateur civil et sur le genre de tâche qu'il semble le mieux à même d'assumer.