Les catégories d'informations enregistrées sont les suivantes :
- identité (nom, prénom) de l'expéditeur du courrier ;
- régime de contrôle applicable au demandeur (national, Schengen, CE hors Schengen, pays tiers) ;
- qualité (si précisée dans la lettre) ;
- objet de la réclamation ;
- services concernés par cette réclamation ;
- date de l'incident ;
- informations relatives au traitement du courrier de réclamation.
La durée de conservation des informations relatives aux courriers de réclamation est limitée à trois années.