Les catégories d'informations enregistrées sont les suivantes :

• identité (nom, prénom) de l'expéditeur du courrier ;
• régime de contrôle applicable au demandeur (national, Schengen, CE hors Schengen, pays tiers) ;
• qualité (si précisée dans la lettre) ;
• objet de la réclamation ;
• services concernés par cette réclamation ;
• date de l'incident ;
• informations relatives au traitement du courrier de réclamation.

La durée de conservation des informations relatives aux courriers de réclamation est limitée à trois années.