Le compte rendu de l'entretien professionnel est préparé par le supérieur hiérarchique direct. Il est établi et signé par celui-ci à l'issue de l'entretien.
L'agent dispose d'un délai maximum de cinq jours ouvrés à compter du jour de la date de remise du compte rendu par le supérieur hiérarchique pour y apposer des observations.
A l'issue de ce délai, l'agent remet le compte rendu éventuellement complété à son supérieur hiérarchique direct ; le compte rendu est alors visé par l'autorité hiérarchique.
Il est ensuite notifié à l'agent, qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance puis le retourne à l'autorité hiérarchique qui le verse au dossier de l'agent.