Le dossier de demande d'agrément est instruit par le directeur des haras dont dépend le lieu de stationnement ou d'activité de l'étalon pendant la monte et transmis au préfet de région. Simultanément, copie des éléments sanitaires du dossier est transmise au directeur des services vétérinaires avec indication du propriétaire et du lieu de stationnement de l'étalon.

Pour un étalon stationné hors de France, le dossier de demande d'agrément est instruit par le directeur des haras dont dépend le centre d'insémination ayant reçu les doses de semence.

Ce dossier comprend les pièces permettant de contrôler les conditions fixées au deuxième alinéa de l'

article 8

ainsi que l'identité du propriétaire, son accord quant à la demande d'agrément et le lieu de stationnement de l'étalon pendant la monte. Les pièces relatives aux maladies réputées contagieuses doivent avoir été visées par un vétérinaire sanitaire ou, pour les étalons stationnés hors de France, par un vétérinaire officiel ou mandaté par l'autorité compétente. Au vu de la décision préfectorale, l'établissement public administratif "Les Haras nationaux" délivre un ensemble de cartes de saillies qui vaut notification de la décision.