Le détenteur précise, pour les appareils en sa possession, le statut de l'appareil, notamment s'il est en service ou stocké, ainsi que, pour les appareils ayant fait l'objet d'une décontamination lors du plan 2002-2010, les opérations de traitement ayant été réalisées : décontamination partielle (teneur finale en PCB entre 50 et 500 ppm), décontamination totale (teneur finale en PCB < 50 ppm) ou élimination de l'appareil. Les cas particuliers tels que vols, actes de vandalisme, etc. font également l'objet d'une déclaration.
En cas de déclaration de baisse de la teneur en PCB, le détenteur est tenu de préciser la teneur en PCB mesurée conformément à l'arrêté relatif aux modalités d'analyse, d'étiquetage et aux conditions de détention des appareils contenant des PCB. A l'exception des détenteurs de plans particuliers, le détenteur est également tenu de joindre à sa déclaration :
― pour les appareils ayant fait l'objet d'analyses attestant de l'absence de contamination : les résultats d'analyses conformes aux normes d'analyse en vigueur ;
― pour les appareils contenant des PCB : le certificat de traitement effectif des appareils.
Les détenteurs de plans particuliers tiennent à disposition des services de contrôle l'ensemble des documents permettant de justifier d'une non-pollution ou d'un traitement effectif.