Le commandant de la formation ou le chef de l'organisme procède au recueil des candidatures au moins deux mois avant le terme du mandat du président ou du vice-président de catégorie.
En cas de cessation de fonctions de l'un d'entre eux, le commandant de formation administrative ou le chef de l'organisme procède au recueil des candidatures un mois au moins avant la date de l'élection pour le poste concerné.
Chaque candidat adresse, individuellement et directement, sans passer par la voie hiérarchique, sa candidature auprès de cette autorité et précise pour quelle fonction il se présente.
Le principe de la double candidature est autorisé. Dans l'hypothèse d'une élection du candidat aux deux fonctions, la priorité est donnée à celle de président de catégorie.
Une désignation par binôme président et vice-président est autorisée.
Afin que les personnels relevant de formations administratives ou d'organismes répartis sur plusieurs sites puissent bénéficier d'un interlocuteur de proximité, il est possible de regrouper les élections et de mutualiser certaines fonctions représentatives.
Sur les sites où il apparaît opportun de regrouper les scrutins, et sous réserve qu'un accord local soit agréé entre commandants de formations et chefs d'organismes concernés, le mandat de représentation des militaires élus peut être alors élargi afin de présenter des interlocuteurs locaux aux personnels dont la portion centrale de leur formation ou organisme est éloignée. Le personnel garde la possibilité de dialoguer avec les représentants élus au niveau de la portion centrale de leur formation ou organisme.