Sur la proposition de Mme Marie-Hélène MITJAVILE, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
En vertu de l'article 68 de la loi 6 janvier 1978 modifiée, les transferts de données à caractère personnel à destination de pays qui ne sont membres ni de l'Union européenne, ni de l'Espace économique européen et qui par conséquent n'ont pas transposé dans leur législation les dispositions de la directive n° 95/46/CE du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, sont interdits.
Néanmoins, il peut être fait exception à cette interdiction par application de l'article 69 de la loi précitée, notamment par décision de la Commission nationale de l'informatique et des libertés lorsqu'un niveau de protection suffisant est apporté aux données transférées par l'intermédiaire de règles internes (règles contraignantes d'entreprise ou « binding corporate rules » [BCR] constituant un code de conduite interne s'imposant à toutes les entités d'un groupe).
Au terme d'une procédure de coopération européenne, la Commission nationale de l'informatique et des libertés et les autorités de protection des données compétentes ont reconnu la conformité de ces BCR « responsable de traitement » aux exigences posées par les documents de référence adoptés par le Groupe de travail de l'article 29. A ce titre, les BCR « responsable de traitement » du groupe Linklaters sont réputées apporter un niveau de protection suffisant aux données personnelles transférées au sein du groupe Linklaters.
Par conséquent, les organismes mentionnés à l'article 1er ci-dessous, qui souhaiteront se référer à la présente autorisation unique n° BCR-014 et adresseront à cette fin à la commission un engagement de conformité pour leurs transferts qui répondent strictement aux conditions définies dans la présente décision d'autorisation unique, seront autorisés à mettre en œuvre ces transferts.
Tout transfert ne peut être autorisé que dans la mesure où :
(i) La formalité relative au traitement auquel ce transfert se rattache a, lorsque cela est requis, été dûment accomplie auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ; et
(ii) Le transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite formalité.
Par ailleurs, tout transfert de données à caractère personnel qui excéderait le cadre ou les exigences définis par la présente autorisation unique doit faire l'objet d'une décision d'autorisation spécifique.

Sur les responsables de traitement/champ d'application.
Peuvent seules adresser un engagement de conformité à la présente autorisation unique les entités du groupe Linklaters, agissant en qualité de responsable de traitement, étant juridiquement liées par les BCR « responsable de traitement » du groupe Linklaters et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre des BCR.

Sur les finalités des transferts.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR « responsable de traitement » du groupe Linklaters et à leurs annexes, sont autorisés les seuls transferts de données à caractère personnel ayant pour finalités :
Finalités relatives aux transferts des données personnelles liées aux ressources humaines, en ce compris les salariés :

- gestion du personnel et des ressources humaines, en ce compris le recrutement ;
- agréments, inscriptions, licences et enregistrements ;
- gestion des informations et des bases de données ;
- facturation, comptabilité et registres financiers ;
- services financiers, juridiques et autres services professionnels ;
- informations nécessaires à la prévention et/ou la poursuite des auteurs d'infractions ;
- traitements destinés à déterminer la conformité aux obligations juridiques, professionnelles et à nos politiques internes.

Finalités relatives aux transferts des données personnelles de la famille, des tuteurs, collaborateurs et représentants :

- gestion du personnel et des ressources humaines, en ce compris le recrutement ;
- gestion des informations et des bases de données.

Finalités relatives aux transferts des données personnelles des clients (actuels ou potentiels) :

- publicité et relations publiques ;
- facturation, comptabilité et registres financiers.

Finalités relatives aux transferts des données personnelles des conseillers, consultants et autres experts professionnels :

- agréments, inscriptions, licences et enregistrements ;
- gestion des informations et des bases de données.

Finalités relatives aux transferts des données personnelles des autres contacts tiers, tels que fournisseurs ou visiteurs :

- agréments, inscriptions, licences et enregistrements ;
- gestion des informations et des bases de données ;
- facturation, comptabilité et registres financiers ;
- services financiers, juridiques et autres services professionnels.

Sur les catégories de données personnelles transférées.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR « responsable de traitement » du groupe Linklaters et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les catégories de données à caractère personnel suivantes :
Pour les transferts relatifs aux ressources humaines, en ce compris les salariés :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- vie personnelle ;
- données de connexion ;
- numéro de sécurité sociale (uniquement dans le cadre de la gestion de la paie) ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté ;
- décès des personnes.

Pour les transferts relatifs à la famille, aux tuteurs, collaborateurs et représentants :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- décès des personnes.

Pour les transferts relatifs aux clients (actuels ou potentiels) :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- vie personnelle ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté ;
- décès des personnes.

Pour les transferts relatifs aux conseillers, consultants et autres experts professionnels :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- informations d'ordre économique et financier.

Pour les transferts relatifs aux autres contacts tiers, tels que fournisseurs ou visiteurs :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- informations d'ordre économique et financier,

étant précisé que le transfert de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté ne peut être réalisé que dans la mesure où :
(i) Le traitement auquel ce transfert se rattache a préalablement fait l'objet, lorsque cela est requis, d'une autorisation par la Commission nationale de l'informatique et des libertés ; et
(ii) Ce transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite autorisation.

Sur les catégories de personnes concernées par les transferts.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR « responsable de traitement » du groupe Linklaters et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les données à caractère personnel relatives aux catégories de personnes suivantes :

- ressources humaines, en ce compris les salariés ;
- famille, tuteurs, collaborateurs, représentants ;
- clients (actuels ou potentiels) ;
- conseillers, consultants et autres experts professionnels ;
- autres contacts tiers tels que fournisseurs ou visiteurs.

Sur les destinataires habilités à accéder aux données transférées.
Peuvent seules être habilitées à accéder aux données les entités du groupe Linklaters juridiquement liées aux BCR « responsable de traitement » du groupe Linklaters et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre de ces BCR, dont la liste à jour a été fournie à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, et ce conformément aux BCR « responsable de traitement » du groupe Linklaters et à leurs annexes.

Sur les informations relatives à chaque transfert.
Les responsables de traitement doivent tenir à disposition des services de la Commission nationale de l'informatique et des libertés une liste (cf. modèle proposé en annexe 1 de la présente délibération) détaillée et à jour des transferts effectués sur la base des BCR « responsable de traitement » du groupe Linklaters, précisant, pour chaque transfert, les informations suivantes :

- la finalité générale du transfert ;
- la ou les catégories de données à caractère personnel transférées ;
- la ou les catégories de personnes concernées par le transfert ;
- les informations relatives à chaque destinataire des données :
- raison sociale ;
- nom du groupe auquel le destinataire appartient et ayant adopté des BCR « responsable de traitement » ;
- pays d'établissement ;
- catégorie de destinataire (ex. : maison-mère, filiale) ; et
- nature du traitement opéré par ce dernier.

Sur les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes.
Les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes concernées définis au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s'exercent auprès du ou des services que les responsables de traitement auront désignés.

Sur l'information des personnes.
Les responsables de traitement doivent avoir clairement informé les personnes concernées de l'existence de transferts de données vers des pays tiers et des modalités d'exercice de leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition, dans les conditions prévues par les dispositions des articles 90 et 91 du décret du 20 octobre 2005 modifié (notamment la finalité du transfert, le pays d'établissement du destinataire des données…).
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.