Le modèle de la fiche matricule et les prescriptions relatives à sa tenue sont fixées par arrêté du directeur général des douanes et droits indirects.

Les différents documents, pièces justificatives et titres constitutifs d'hypothèque produits pour être mentionnés sur la fiche matricule sont conservés et classés au dossier du navire constitué au bureau des douanes du port d'attache ou, s'il y a hypothèque, au siège de la conservation hypothécaire.