La personne ou l'association autorisée tient un fichier des mineurs placés en vue de l'adoption et un fichier des familles d'accueil. Elle constitue un dossier pour chacun des mineurs qu'elle a recueillis.
Ces fichiers et dossiers peuvent être consultés par le directeur départemental de l'action sanitaire et sociale. Les dossiers sont communiqués au procureur de la République, si demande en est faite à l'occasion d'une procédure d'adoption.