ANNEXE TECHNIQUE

Article 1
Objectifs du système commun informatisé de contrôle interne des affaires du CCPD

Conformément à l'article 2 du présent Protocole, le système assure une traçabilité des requêtes et des réponses effectuées. Il apporte une réponse exhaustive aux enquêteurs afin de leur permettre d'acter en procédure les éléments de réponse fournis.

Article 2
Structure du système

1. Le système contient les données suivantes :
   a) Date et heure de l'ouverture et de la clôture de l'affaire ;
   b) Motif et exposé de la demande (avec indication du moment d'une demande orale puis celui de sa confirmation écrite) ;
   c) Indications sur l'autorité requérante et l'autorité requise ;
   d) Indications sur les banques de données internes des Parties consultées avec inscription des résultats ;
   e) Indications des informations obtenues auprès des partenaires externes au CCPD ;
   f) Indications sur l'information fournie à la partie requérante ;
   g) Indications sur les personnes physiques et morales et sur les objets ;
   h) Etat des travaux et indications sur la personne chargée du traitement du dossier ;
   i) Numéro du dossier ;
   j) Renvois internes vers d'autres demandes figurant dans la main courante.
2. Seules les données suivantes relatives aux personnes physiques peuvent être enregistrées dans le système :
   a) Nom et prénoms, filiation, alias, pseudonymes ;
   b) Lieu et date de naissance ;
   c) Sexe ;
   d) Nationalité ;
   e) Domicile et téléphones ;
   f) Statut (par exemple : mis en cause, victime, témoin, disparu/e).

Article 3
Description détaillée des données figurant dans le système

|CATÉGORIES DE DONNÉES
(sensibles ou non)| NATURE
des données traitées | ORIGINE
des données | ACCÉDANTS | |------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Agent traitant. | Identité de l'agent et service d'appartenance. | Auprès du service d'appartenance. |Les services compétents au titre de l'article 1 de l'Accord de coopération.| | Demandeur. | Identité du demandeur et du service d'appartenance. | Auprès du service d'appartenance. |Les services compétents au titre de l'article 1 de l'Accord de coopération.| | Cadre juridique de la demande. |Motifs prévus à l'article 9 de l'accord de coopération.| Demande écrite effectuée par le demandeur/le cas échéant : demande orale et confirmation écrite subséquente. |Les services compétents au titre de l'article 1 de l'Accord de coopération.| | Journal (sensible). | Exposé détaillé des faits motivant la demande et de la réponse apportée. |Demandeur : en rapport à sa procédure.
Réponse : en rapport aux données contenues dans le système mis à la disposition des agents du CCPD.|Les services compétents au titre de l'article 1 de l'Accord de coopération.| | Les personnes (sensible). | Renseignements d'état civil, adresse, téléphones. | Système de contrôle des affaires mis à la disposition des agents du CCPD. |Les services compétents au titre de l'article 1 de l'Accord de coopération.| | Les véhicules. | Caractéristiques techniques. | Système de contrôle des affaires mis à la disposition des agents du CCPD. |Les services compétents au titre de l'article 1 de l'Accord de coopération.|