Les listes d'aptitude font l'objet d'une publicité par voie d'affichage dans les locaux du centre de gestion et de formation ainsi que d'une notification individuelle aux candidats dans le délai de quinze jours à compter de l'établissement de ces listes. Cette publicité peut en outre être effectuée par voie électronique. Lorsque les statuts particuliers le prévoient, elles font également l'objet d'une publication au Journal officiel de la Polynésie française.

La date à laquelle s'apprécient les conditions fixées par chaque statut particulier pour l'inscription sur une liste d'aptitude est le 1er janvier de l'année au cours de laquelle est établie ladite liste.

Lorsque le candidat déclaré admis est déjà inscrit sur une liste d'aptitude à un concours d'un même grade d'un même cadre d'emplois, son inscription sur une nouvelle liste d'aptitude est subordonnée au choix de la liste sur laquelle il souhaite être inscrit. A cet effet, il fait connaître au centre de gestion et de formation, dans un délai de trente jours à compter de la notification de son admission au deuxième concours, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, sa décision d'opter pour son inscription sur la liste d'aptitude choisie et de renoncer à l'inscription sur l'autre liste.

La commune, le groupement de communes ou l'établissement public qui a décidé de procéder au recrutement d'une personne inscrite sur une liste d'aptitude lui notifie cette offre par lettre recommandée avec accusé de réception et en informe par écrit le centre de gestion et de formation.
Lorsque la commune, le groupement de communes ou l'établissement public n'a reçu, dans un délai de deux mois, aucune réponse à son offre, elle le fait connaître au centre de gestion et de formation. L'offre est alors considérée comme refusée.
Toute personne inscrite sur une liste d'aptitude qui a refusé trois offres d'emploi notifiées dans les conditions prévues aux alinéas ci-dessus est radiée de la liste d'aptitude par le président du centre de gestion et de formation.