Ce texte est une simplification générée par une IA.
Il n'a pas de valeur légale et peut contenir des erreurs.
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Gestion des dossiers individuels dans la fonction publique: un inventaire des documents à conserver ou à détruire
Résumé. Documents à garder ou à jeter dans les dossiers individuels de la fonction publique
ANNEXE
| Rubrique | Type de document | Présent dans dossier numérique (Oui /Non) | |
|---|---|---|---|
| 1. Etat civil | Photographie | OUI | |
| Numéro d'immatriculation au répertoire national des personnes physiques | OUI | ||
| Extrait d'acte de naissance | OUI | ||
| Photocopie de la carte d'identité/ titre de séjour portant mention de l'autorisation de travail | OUI | ||
| Certificat de nationalité | OUI | ||
| Jugement portant changement de nom patronymique | OUI | ||
| Déclaration de choix de nom d'usage | OUI | ||
| Déclaration de domicile | OUI | ||
| 2. Situation de famille | Photocopie du livret de famille | OUI | |
| Extrait d'acte de naissance ou d'adoption des enfants | OUI | ||
| Extrait d'acte de mariage / Certificat de concubinage | OUI | ||
| Jugement de divorce ( sous la forme d'extrait : voir circulaire FP/n° 1118 du 8 mars 1973) | OUI | ||
| Pacte civil de solidarité (PACS) | OUI | ||
| Attestation de rupture de PACS | OUI | ||
| Attestation de scolarité des enfants | OUI | ||
| 3. Situation militaire | Certificat de position militaire | OUI | |
| Etat signalétique et des services | OUI | ||
| 4. Recrutement Titularisation | |||
| 4.1 Recrutement fonctionnaire - contractuel | Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2) | OUI | |
| Certificat médical d'aptitude (sans aucune mention de pathologie à l'origine d'un éventuel handicap) | OUI | ||
| Etat des services accomplis | OUI | ||
| Engagement à servir l'Etat | OUI | ||
| Rapport sur la manière de servir pendant le stage | OUI | ||
| Déclaration de cumul des pensions | OUI | ||
| Acte portant titularisation/classement | OUI | ||
| Acte portant nomination/reclassement | OUI | ||
| Contrat de travail et avenants | OUI | ||
| Curriculum vitae | OUI | ||
| Diplômes | OUI | ||
| 4.2 Recrutement art. L 4139-2 du code de la défense | Dossier de candidature | OUI | |
| Lettre de recrutement | OUI | ||
| Notice de renseignements | OUI | ||
| Arrêté de détachement prononcé par l'administration d'origine | OUI | ||
| Intégration | - Demande | OUI | |
| - Arrêté | OUI | ||
| - Notification | OUI | ||
| 4.3 Recrutement contractuel handicapé | Lettre de candidature | OUI | |
| Attestation de reconnaissance de la commission mentionnée à l'article L 146-9 du code de l'action sociale et des familles | OUI | ||
| Contrat | OUI | ||
| 4.4 Non titularisation | Acte portant réintégration dans le corps d'origine | OUI | |
| Notification | OUI | ||
| Accusé de réception de la notification de réintégration | OUI | ||
| Acte portant décision de licenciement | OUI | ||
| Notification de licenciement | OUI | ||
| Accusé de réception de la notification de licenciement | OUI | ||
| 5. Changement de position statutaire ou mobilité- réintégration | |||
| 5.1 Détachement / intégration | Demande de l'organisme d'accueil | OUI | |
| Candidature de l'agent et avis de la hiérarchie | OUI | ||
| Notice de renseignements | OUI | ||
| Acte portant détachement | OUI | ||
| Acte portant nomination dans l'administration d'accueil | OUI | ||
| Lettre d'information de l'administration d'origine | OUI | ||
| Certificat de cessation de paiement | OUI | ||
| Visa du contrôle budgétaire et comptable | OUI | ||
| Acte portant intégration dans le corps d'accueil | OUI | ||
| 5.2 Mise à disposition | Candidature de l'agent (y compris réserve sanitaire) | OUI | |
| Acte portant mise à disposition et avis de la hiérarchie | OUI | ||
| Convention de mise à disposition (y compris pour exercice dans la réserve sanitaire) | OUI | ||
| 5.3 Disponibilité | Demande de mise en disponibilité et pièces justificatives | OUI | |
| Demande de renouvellement | OUI | ||
| Acte portant mise en disponibilité/ ou maintien en disponibilité | OUI | ||
| 5.4 Congé parental | Demande de congé parental (initiale et renouvellement) | OUI | |
| Acte de mise congé parental | OUI | ||
| 5.5 Hors cadre | Candidature de l'agent | OUI | |
| Acte portant position hors cadre (+ ajout de la "publication de l'arrêté" si obligatoire) | OUI | ||
| 5.6 Réintégration | Demande de réintégration | OUI | |
| Réponse de l'administration après demande de réintégration | OUI | ||
| Acte portant réintégration | OUI | ||
| Certificat d'aptitude physique (nécessaire dans certains cas de réintégration) | OUI | ||
| 6. Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie | Saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie | OUI | |
| Avis de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie | OUI | ||
| Pièces pour la saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie | OUI | ||
| 7. Cumul d'emploi public | Déclaration de cumul d'emploi public | OUI | |
| Décision de l'administration | OUI | ||
| 8. Cumul pour création ou reprise d'entreprise | Déclaration d'exercice d'une activité privée | OUI | |
| Demande d'autorisation d'exercice d'une activité privée | OUI | ||
| Décision de l'administration | OUI | ||
| 9. Cumul d'activité accessoire | Demande d'autorisation | OUI | |
| Décision de l'administration | OUI | ||
| 10. Changement de modalités de temps de travail | Demande de travail à temps partiel y compris demande de surcotisation | OUI | |
| Décision/notification de temps partiel et avenants de changement de quotité | OUI | ||
| Décision d'autorisation de surcotisation | OUI | ||
| 11. Gestion des congés et absences | Demande de congé maternité ou adoption | OUI | |
| Décision de congé maternité ou d'adoption | OUI | ||
| Demande de congé paternité ou d'adoption | OUI | ||
| Décision de congé paternité ou d'adoption | OUI | ||
| Demande de congé de formation professionnelle | OUI | ||
| Décision ou avenant de congé de formation professionnelle | OUI | ||
| Attestation d'assiduité | OUI | ||
| Demande de congé ordinaire de maladie (NB : au bout de 3 mois, l'agent passe à ½ traitement. La durée maximale du congé ordinaire de maladie est d'un an) | OUI | ||
| Demande de congé longue maladie | OUI | ||
| Demande de congé de grave maladie (agents non titulaires) | OUI | ||
| Décision de congé de longue maladie | OUI | ||
| Décision de congé de grave maladie | OUI | ||
| Demande de congé de longue durée | OUI | ||
| Décision de congé de longue durée | OUI | ||
| Demande de reprise de temps partiel thérapeutique | OUI | ||
| Décision de temps partiel thérapeutique | OUI | ||
| Demande de congés bonifiés/ administratifs | OUI | ||
| Décision de congés bonifiés/ administratifs | OUI | ||
| Demande de congé de solidarité familiale (effacer les éventuelles mentions relative à l'identité du tiers aidé) | OUI | ||
| Décision de congé de solidarité familiale (effacer toute information susceptible de révéler l'identité des tiers concernés) | OUI | ||
| Demande de congé de proche aidant | OUI | ||
| Décision de congé de proche aidant | OUI | ||
| Demande de congé sans traitement pour mobilité | OUI | ||
| Demande de congé sans traitement pour convenance personnelle | OUI | ||
| Arrêté de congé sans traitement / sans rémunération | OUI | ||
| Demande de congé de formation syndicale | OUI | ||
| Décision de congé de formation syndicale | OUI | ||
| Demande d'autorisation de décharges syndicales | OUI | ||
| Autorisation de décharges syndicales | OUI | ||
| Demande de congé de représentation (association, mutuelle) | OUI | ||
| Décision de congé de représentation | OUI | ||
| Demande d'autorisation d'absence pour motif médical ou autre | OUI | ||
| Autorisation d'absence | OUI | ||
| Demande de congé de présence parentale | OUI | ||
| Certificat médical pour congé de présence parentale | OUI | ||
| Acte portant congé présence parentale | OUI | ||
| Demande de congé pour exercice de la réserve (sauf réserve sanitaire : rubrique 5.3) | OUI | ||
| Décision de congé réserve | OUI | ||
| 12. Evaluation - notation/avancement d'échelon | Notification individuelle d'avancement d'échelon | NON | |
| Réduction/majoration d'ancienneté | OUI | ||
| Fiche de notation | OUI | ||
| Compte rendu d'évaluation (compte rendu de l'entretien d'évaluation ou compte rendu de l'entretien professionnel) | OUI | ||
| Dossier d'appel de notation/recours | OUI | ||
| 13. Avancement/ Promotion | Demande de l'agent/fiche de candidature | OUI | |
| Rapport d'aptitude | OUI | ||
| Arrêté ou décision | OUI | ||
| Notification individuelle de changement de grade/corps/cadre d'emploi | OUI | ||
| 14. Mutation - affectation | Demande de mutation/fiche de vœux d'affectation lors du recrutement | OUI | |
| Pièces justificatives en cas de demande prioritaire de mutation | OUI | ||
| Décision de mutation ou arrêté d'affectation | OUI | ||
| Décision de reclassement | NON | ||
| Notification mutation / reclassement | NON | ||
| 15. Gestion des compétences | Attestation de formation | OUI | |
| Fiche individuelle de formation récapitulative ou passeport de formation | OUI | ||
| Compte rendu des entretiens de formation | OUI | ||
| Attestation de bilan de compétence | OUI | ||
| Suivi d'utilisation du droit individuel à la formation (DIF) | OUI | ||
| 16. Discipline | Dossier d'enquête et pièces annexes | OUI | |
| Rapport au conseil de discipline | OUI | ||
| Arrêté portant sanction (sauf avertissement) | OUI | ||
| Notification | OUI | ||
| Recours | OUI | ||
| 17. Cessation de fonction | Demande de radiation | OUI | |
| Arrêté de radiation des cadres | OUI | ||
| Notification de l'arrêté de radiation des cadres | OUI | ||
| Demande d'admission à la retraite | OUI | ||
| Décision d'admission à la retraite | OUI | ||
| Notification d'admission à la retraite | OUI | ||
| Décompte provisoire des droits à pensions | OUI | ||
| Demande de cessation progressive d'activité | OUI | ||
| Acte portant cessation progressive d'activité (la DGFIP a précisé : uniquement en reprise) | OUI | ||
| Demande de démission | OUI | ||
| Arrêté/notification de démission | OUI | ||
| Décision/notification de révocation | OUI | ||
| Décision/notification de licenciement pour insuffisance professionnelle | OUI | ||
| Décision/notification d'abandon de poste | OUI | ||
| 18. Services publics - activités privées | Déclaration de services publics | OUI | |
| Etats des services accomplis dans d'autres administrations | OUI | ||
| Dossier de validation de services | OUI | ||
| Etat des trimestres validés dans une activité privée | OUI | ||
| 19. Distinctions honorifiques | Distinctions honorifiques | OUI | |
| Lettre de félicitations (suite à des distinctions honorifiques ou autres) | OUI | ||
| 20. Accident de service / | Déclaration d'accident de service ou maladie professionnelle | OUI | |
| Rapport d'enquête suite à accident de service | OUI | ||
| Maladie professionnelle | Allocation temporaire d'invalidité | OUI | |
| Notification du taux d'IPP | OUI | ||
| 21. Evénements divers | Demande de consultation du dossier | OUI | |
| Autres correspondances de l'agent et réponses de l'administration | OUI | ||
| Interventions, projet de réponse et réponse définitive | OUI | ||
| Recours hiérarchique et recours gracieux | OUI | ||