Lorsqu'il estime le dossier d'instruction complet, le rapporteur permanent le notifie à la personne concernée en lui rappelant les faits reprochés, leur qualification, les textes applicables à ces faits et l'amende encourue, et en l'invitant à présenter ses observations dans un délai d'un mois. Il l'informe en outre des conditions dans lesquelles l'instruction sera close et des conséquences de cette clôture.
Si les observations transmises par la personne concernée lui paraissent justifier un complément d'instruction, le rapporteur permanent les transmet aux fonctionnaires et agents qui en sont chargés. Il adresse à la personne concernée les éventuels éléments nouveaux fournis par ceux-ci, en lui accordant un délai d'un mois pour présenter, le cas échéant, de nouvelles observations.
A compter de la date de clôture de l'instruction, seules les informations qui n'ont pas pu être communiquées avant cette date peuvent être transmises à l'autorité et prises en compte, sauf dérogation accordée par le président de l'autorité. Celui-ci peut demander au rapporteur permanent de faire procéder à un complément d'instruction dans les conditions prévues au précédent alinéa.