3. Contrôle

A. - Rôle de la commission de coordination

de la documentation administrative (C.C.D.A.)

Les compétences de la C.C.D.A. en matière de publications administratives sont fixées par le décret no 71-570 du 13 juillet 1971 modifié.
La commission est notamment chargée d'étudier les problèmes posés par l'édition et la diffusion des publications émanant des administrations centrales, de leurs services extérieurs et des établissements publics de l'Etat, ainsi que par la rationalisation de matériels documentaires imprimés ou audiovisuels. Elle est habilitée, pour ce faire, à demander toutes précisions sur ces publications et matériels, notamment sur leur mode d'édition, de financement et de diffusion.
Elle tient l'inventaire permanent, dans sa base de données SAFRANC, des publications en série réalisées par les administrations et les établissements publics de l'Etat.
Elle veille à la coordination des publications relevant des diverses administrations et à une meilleure diffusion des publications de source administrative dans les services et le public. Elle a vocation à se prononcer sur la suppression, la modification ou la fusion de publications existantes. Tout projet de publication périodique émanant des administrations de l'Etat est soumis à l'avis de la commission.
L'avis de la commission est obligatoirement joint aux propositions d'engagement de dépenses pour toute nouvelle publication en série.
La commission de coordination de la documentation administrative dispose donc d'une compétence étendue en matière de politique documentaire. Je souhaite qu'elle intensifie ses efforts pour permettre aux différentes administrations de répondre au moindre coût au besoin d'information des usagers ou de leurs propres agents.
Je souligne en particulier qu'aucune création de publication nouvelle ne doit intervenir sans avoir été préalablement soumise à l'avis de la commission et que cet avis est présenté au contrôleur financier au moment de l'engagement de la dépense. Ce principe est applicable tant aux publications éditées directement par l'administration qu'à celles qui sont produites et diffusées pour le compte de l'Etat par des associations. Je précise au passage que le financement indirect de publications par le biais de subventions à des associations doit être découragé.
J'estime en outre indispensable, comme la pratique s'en est au demeurant instituée, que les publications ayant fait l'objet d'un avis favorable de la C.C.D.A. lors de leur création soient soumises à un nouvel examen par la commission dix-huit mois après la délivrance de l'avis initial.
Il conviendra de plus, désormais, qu'un nouvel avis de la commission intervienne également à intervalles réguliers et soit présenté au contrôleur financier selon les mêmes formes et avec les mêmes conséquences que l'avis initial. Cet intervalle sera de trois ans pour les publications les plus importantes. Le réexamen s'opérera par sondage pour les autres. Dans tous les cas, un avis défavorable de la commission à la poursuite de la publication,
ou le non-respect des conditions assortissant un avis favorable sous réserve, entraînera la cessation de la publication.
Quelle que soit la date de la création de la publication, je vous demande instamment de transmettre à la C.C.D.A., avant le 31 octobre 1996, tous éléments financiers pertinents (prix de revient, prix d'achat), ainsi que toutes données relatives à sa diffusion. La C.C.D.A. préparera les formulaires que vous aurez à faire renseigner par vos services en vue de lui permettre de mettre à jour la base de données SAFRANC. Elle a d'ores et déjà élaboré à cet effet l'état comptable type qui figure en annexe à la présente circulaire.
Le refus, même implicite, de coopérer avec la commission entraînera la cessation de la ou des publication(s) concernée(s).