Section précédente

Section parente

Section suivante

Circulaire du 16 septembre 1996

Paris, le 16 septembre 1996.

1 version

I. - Le schéma directeur ministériel des systèmes

d'information et des télécommunications

I. - 1. Les enjeux

Les administrations disposent d'équipements et d'applications qui ont généré d'incontestables gains de productivité et ont permis d'améliorer leur efficacité, principalement par l'automatisation des tâches répétitives.
Cependant, cette modernisation s'est effectuée trop souvent en plaquant les technologies de l'information sur les organisations et les procédures existantes. Les administrations ont plutôt privilégié l'informatique de production et de gestion au quotidien, au détriment de systèmes d'information permettant une exploitation optimale des gisements de données en leur possession.
S'il convient de poursuivre les objectifs d'amélioration de la gestion et de la productivité, il est désormais nécessaire de fixer comme priorité à l'informatique administrative de contribuer, dans une démarche intégrée, à renforcer le pilotage des politiques publiques et à moderniser l'organisation administrative : simplification des procédures, rapprochement des services et des données qu'ils gèrent, meilleure intégration avec l'extérieur (les autres départements ministériels, notamment au niveau déconcentré, mais aussi les différentes catégories d'usagers).
Le schéma directeur doit donc exprimer la stratégie de votre département ministériel en matière d'utilisation des technologies de l'information, pour construire et mettre en oeuvre des systèmes d'information performants et ouverts, afin de répondre à vos missions, à vos objectifs, notamment d'amélioration de la qualité et de l'efficacité du service public, ainsi que de simplification des relations avec les usagers.
Il doit vous permettre de mesurer l'effort d'intégration et de normalisation des différents systèmes informatiques et de télécommunication utilisés et de favoriser l'exploitation optimale des gisements d'informations identifiés dans votre département ministériel, tant pour la gestion de ses applications propres que pour l'établissement d'un dialogue normalisé avec l'extérieur.

1 version

I. - 2. Modalités d'élaboration

Le schéma directeur est établi sous la responsabilité de chaque ministre pour une durée de trois à cinq ans. Il est actualisé en tant que de besoin.
Ce document et son actualisation sont pris en considération pour l'examen annuel des demandes budgétaires relatives à l'informatique. Il comporte deux volets : l'un stratégique, l'autre opérationnel.
Le volet stratégique décrit votre stratégie d'utilisation des technologies de l'information : les objectifs et les enjeux associés, les règles d'organisation pour les atteindre et les contraintes à respecter. Il permet d'identifier et de comprendre les différents aspects de votre politique informatique.
Le volet opérationnel est constitué de quatre parties :
  • le référentiel technologique, ensemble des choix techniques et des modalités de mise en oeuvre ;
  • le plan d'action pluriannuel décrivant les différents projets en cours et à mener, à travers leurs enjeux, leurs objectifs, leur calendrier, leur organisation, leur économie ;
  • les modalités de suivi et d'évaluation de la mise en oeuvre du schéma directeur ;
  • la synthèse économique du schéma directeur.

Une description détaillée des sujets à aborder dans chacun des volets figure en annexe.
Eu égard à l'importance du schéma directeur pour assurer le lien entre modernisation et informatique, comme pour rapprocher directions utilisatrices et services techniques, vous aurez tout avantage à instituer, en fonction de l'organisation de votre département ministériel, un << comité des directeurs >>. Ce comité sera responsable, sous votre autorité, de l'élaboration, de l'actualisation et de l'évaluation du schéma directeur.
A votre demande, le Commissariat à la réforme de l'Etat et le ministère chargé des technologies de l'information (service des industries de communication et de service [SERICS]) pourront vous informer et vous conseiller sur l'élaboration du schéma directeur.

1 version

I. - 3. Modalités de validation

Le Commissariat à la réforme de l'Etat est chargé d'animer et de coordonner les actions des administrations en matière de systèmes d'information. Le SERICS lui apporte pour ce faire un appui technique.
Une fois réalisé ou actualisé, le schéma directeur sera adressé au Commissariat à la réforme de l'Etat, au ministère chargé du budget (direction du budget) et au ministère chargé des technologies de l'information (SERICS). Ces documents seront étudiés par un comité technique présidé par le ministre chargé de la réforme de l'Etat ou, en son absence, par le commissaire à la réforme de l'Etat. Le comité technique est composé de représentants des ministres chargés de la réforme de l'Etat, du budget, de l'industrie, de la fonction publique ainsi que du secrétaire général de la Commission centrale des marchés. Son secrétariat est assuré par le Commissariat à la réforme de l'Etat. Les représentants des ministres intéressés par les questions inscrites à l'ordre du jour ainsi que toute personne qualifiée en raison de sa compétence ou de ses fonctions sont invités à participer au comité.
L'avis du comité technique sur le projet de schéma directeur est adressé par son président au ministre concerné et au Premier ministre. Le comité technique pourra soumettre toute difficulté au comité interministériel pour la réforme de l'Etat.

1 version

II. - Bilan annuel de réalisation du schéma directeur

Ce document de synthèse comportera toutes informations quantitatives ou qualitatives pour apprécier l'état de réalisation du schéma directeur, les difficultés rencontrées, les réorientations ou actualisations jugées nécessaires, l'état du parc des matériels et logiciels. Il précisera la ventilation des dépenses en informatique et en télécommunications de l'année précédente, par nature de dépense.
A ce document sera adjoint un bilan de l'utilisation des technologies de l'information, notamment dans les domaines des téléprocédures, du télétravail et, plus généralement, des autoroutes de l'information ainsi qu'une évaluation de leur impact sur les relations avec les usagers et sur le fonctionnement et l'organisation des services.
J'insiste sur l'importance d'un tel document, sans lequel les prévisions du schéma directeur perdent, faute de suivi attentif, tout intérêt pratique. Le bilan annuel sera transmis avant le 31 mars de chaque année au Commissariat à la réforme de l'Etat, au ministère chargé du budget (direction du budget) et au ministère chargé des technologies de l'information (SERICS).

1 version

III. - Une actualisation des schémas directeurs

ministériels pour le premier semestre 1997

Il vous est demandé d'effectuer au cours du premier semestre 1997 une actualisation de votre schéma directeur qui porte en particulier sur :
  • les conséquences, sur les systèmes d'information de votre département ministériel, des réorganisations envisagées dans le cadre de la réforme de l'Etat (administration centrale, services déconcentrés et établissements publics qui en dépendent) ;
  • les conséquences des mesures de déconcentration et de décentralisation sur vos systèmes d'information et sur les échanges entre votre administration centrale et vos services déconcentrés ou les autres organismes concernés ;

- les actions que vous comptez mettre en oeuvre pour améliorer les relations entre votre administration et ses usagers par l'utilisation, entre autres,
des nouvelles technologies de l'information ;
- l'apport des systèmes d'information au renforcement du pilotage des activités de votre département ministériel.
Sur le plan technologique, il vous appartiendra aussi de faire état :
  • des évolutions de votre parc informatique ;
  • des évolutions des réseaux de télécommunications et des technologies retenues à cet effet, pour répondre à vos besoins d'échanges d'informations internes et externes.

Cette actualisation sera accompagnée du bilan annuel de réalisation de votre schéma directeur.
Vous voudrez bien rendre compte au Commissariat à la réforme de l'Etat de toute difficulté que vous pourriez rencontrer dans l'application de la présente circulaire.

1 version

A N N E X E

CONTENU DU SCHEMA DIRECTEUR

Le champ d'application du schéma directeur des systèmes d'information et des télécommunications couvre :
  • l'ensemble des services centraux et déconcentrés de votre département ministériel ;
  • les échanges d'informations avec les autres administrations et, si nécessaire, avec les organismes ou les entreprises publics placés sous votre tutelle ou collaborant de manière permanente aux activités de votre département ;
  • les actions de coopération administrative européenne, pour lesquelles le schéma directeur identifiera les interlocuteurs et les programmes ou réseaux auxquels ces actions se rattachent ;
  • les échanges de données informatisées avec les entreprises et les particuliers.

Seront prises en compte, autant que possible, les caractéristiques des systèmes d'information extérieurs au ministère et impliqués par ces trois dernières catégories d'échanges.
Le schéma directeur comprend deux volets : un volet stratégique et un volet opérationnel, faisant l'objet de deux documents distincts.

I. - Le volet stratégique

Ce volet et ses actualisations périodiques devront être approuvés par vous.

A. - Les objectifs

Les objectifs que vous assignez à l'utilisation des technologies de l'information dans le cadre de l'exécution de vos missions seront présentés en abordant notamment :
  • les gains de productivité et les améliorations d'efficacité ;
  • l'amélioration du service rendu aux usagers ;
  • la simplification des formalités ;
  • l'application des décisions prises dans le cadre de la réforme de l'Etat et affectant votre département ministériel ;
  • la mise en oeuvre de la déconcentration et de la réorganisation de vos services ;
  • le développement des liaisons entre votre département ministériel et ses partenaires extérieurs, notamment dans le cadre des échanges européens.

Ces directives rechercheront particulièrement une bonne intégration entre les systèmes d'information et les objectifs organisationnels.

B. - Les impacts

Les impacts attendus de l'utilisation et de l'évolution de ces nouvelles technologies et des systèmes d'information sur le fonctionnement et l'organisation de vos services seront identifiés.

C. - Le ou les systèmes d'information

Le ou les systèmes d'information dans lesquels s'inscrit l'action du ministère, en relation avec ses différents correspondants publics ou privés, seront décrits. Cette description abordera les sujets suivants :
  • les grands domaines fonctionnels de votre département ministériel et les flux d'échanges de données structurées ;
  • les possibilités d'échanges de données informatisées ;
  • la participation de votre département ministériel aux systèmes d'information territoriaux ;
  • les informations nécessaires au renforcement du pilotage des politiques publiques.

D. - La politique de mise en oeuvre

L'organisation des moyens et les modalités de mise en oeuvre de vos décisions feront également l'objet de directives générales, afin de garantir une cohérence technologique dans le temps et l'espace et de pérenniser les investissements financiers et humains. Ces directives devront aborder les points suivants :
  • l'adoption de critères rationnels communs pour le choix des investissements ;
  • l'identification des services responsables et la définition de leurs compétences en matière de maîtrise d'ouvrage et de maîtrise d'oeuvre ;
  • la coordination et la mise en cohérence des différents niveaux d'exercice de planification informatique des services centraux et territoriaux du ministère et des organismes sous tutelle ;
  • les orientations du recrutement, de la formation et de la mobilité des personnels informaticiens, ainsi que de la sensibilisation et de la formation des utilisateurs et des décideurs ;
  • l'administration et la sécurité des réseaux et des systèmes ;
  • le recours à la sous-traitance ;
  • le respect et la protection des libertés individuelles.

II. - Le volet opérationnel

Ce volet opérationnel sera constitué de quatre parties ainsi que des annexes que vous jugerez nécessaire de présenter.

A. - Le référentiel technologique et applicatif

La première partie présentera les deux référentiels suivants :
a) Le référentiel technologique présentant l'état actuel de vos choix techniques ainsi que les évolutions envisagées, en fonction des besoins.
Seront notamment précisés :
  • le descriptif quantitatif de votre parc matériels et logiciels ;
  • les normes et standards adoptés en matière d'informatique et de télécommunications ;
  • les méthodes et les outils de conception et de développement ;
  • les outils d'administration de réseaux ou de systèmes ;
  • les technologies innovantes utilisées ou envisagées ;
  • l'utilisation des services et réseaux des <
< autoroutes de l'information >>.
b) Le référentiel applicatif présentera vos applications et, pour les plus importantes :
  • un bilan quantitatif et qualitatif ;
  • une évaluation du coût global du projet ;
  • une évaluation de l'obsolescence technique et fonctionnelle.

B. - Le plan d'action

La deuxième partie sera un véritable plan d'action pluriannuel de mise en oeuvre de votre schéma directeur. Cette partie présentera les différents projets (infrastructures, choix et migrations technologiques, applicatifs,
organisation et évolution des métiers et des compétences, actions de sensibilisation...). Ces projets sont décrits par leurs enjeux, leurs objectifs, leur calendrier, leur organisation (répartition des responsabilités et des compétences), leur économie (coûts d'investissement et de fonctionnement, retours attendus).

C. - Le dispositif de suivi et d'évaluation

La troisième partie présentera votre cadre de suivi et d'évaluation de la mise en oeuvre du schéma directeur, en précisant l'organisation humaine mise en place à ce titre, les modalités d'échanges d'informations sur l'avancement des différents projets, les modalités d'organisation de revue ou d'audit de projet, les tableaux de bord utilisés.

D. - La synthèse économique

La quatrième partie consistera en une synthèse économique de la mise en oeuvre de votre schéma directeur.

1 version

Pour mieux décider et mieux gérer, l'État doit se doter de systèmes d'information plus performants. Lors de sa réunion du 29 mai 1996 le comité interministériel pour la reforme de l'état a décide l'actualisation, avant la fin du 1er semestre 1997, des schémas directeurs ministériels des systèmes d'information. celle-ci doit prendre en compte les reformes de structure ou de procédure engagées dans chaque administration. elle doit, par ailleurs, tendre à améliorer le pilotage des politiques publiques et a faciliter les relations avec les usagers des services publics. Tel est l'objet de la pressente circulaire. elle rappelle le contenu et les modalités d'élaboration des schémas directeurs. Elle précise les conditions de leur actualisation. Elle abroge et remplace la circulaire du 31 janvier 1994, les autres instructions à portée interministérielle demeurent en vigueur. Le volet stratégique décrit la stratégie d'utilisation des technologies de l'information : les objectifs et les enjeux associes ; les règles d'organisation pour les atteindre et les contraintes a respecter. Il permet d'identifier et de comprendre les différents aspects de la politique informatique. Le volet opérationnel est constitue de 4 parties : le référentiel technologique ; le plan d'action pluriannuel ; les modalités de suivi et d'évaluation de la mise en œuvre du schéma directeur ; la synthèse économique du schéma directeur. Une description détaillée des sujets a aborder dans chacun des volets figure en annexe. Eu égard à l'importance du schéma directeur pour assurer le lien entre modernisation et informatique, comme pour rapprocher directions utilisatrices et services techniques, en fonction de l'organisation de votre département ministériel et un comité des directeurs. Ce comité sera responsable de l'élaboration, de l'actualisation et de l'évaluation du schéma directeur. A la demande, le commissariat à la reforme de l'État et le ministère charge des technologies de l'information (service des industries de communication et de service (SERICS) pourront informer et conseiller sur l'élaboration du schéma directeur. Modalités et validation. Bilan annuel de réalisation du schéma directeur. Actualisation des schémas directeurs ministériels pour le 1er semestre 1997. Annexe jointe : contenu du schéma directeur.

Pour le Premier ministre et par délégation :

Le secrétaire général du Gouvernement,

Jean-Marc Sauvé

Circulaire du 16 septembre 1996