Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
- à l'identité (nom [patronymique, marital ou d'usage], prénom, sexe, date et lieu de naissance, adresses [postale et professionnelle de courrier électronique], numéros [de téléphone privé et professionnel, de télécopie et du permis de conduire], nationalité, identifiant défense, numéros et dates de validité du passeport, de la carte d'identité militaire et de la carte de circulation sur les réseaux de la Société nationale des chemins de fer français) ;
- à la situation familiale (situation matrimoniale, prénom du conjoint, profession, enfants [prénoms, sexe, date(s) et lieu(x) de naissance, à charge ou non], personne à prévenir en cas d'urgence [identité, lien de parenté, coordonnées postales et téléphoniques]) ;
- à la situation militaire (grade, arme, spécialité, durée des services, affectation, numéro matricule au recrutement, sursitaire, dégagé, position sous les drapeaux, exempté, lien au service) ;
- à la formation, aux diplômes et aux distinctions (diplômes, certificats et attestations, distinctions [proposition, nature et date d'attribution], décorations, langues étrangères pratiquées, formation professionnelle [nature et date des cours, stages, autres actions de formation]) ;
- à la vie professionnelle (mode de recrutement, régime juridique, position administrative, date de recrutement, congés de maladie, autres congés, permissions, absences et motifs, grades, échelons, emplois et affectations successifs et actuels, ancienneté dans l'échelon, réduction d'ancienneté, habilitations, résidences administratives successives et actuelles, notation, avancement, demande de mutation et orientations souhaitées, indices de traitement [bruts ou réels majorés] successifs et actuels, mandats électifs ou représentatifs syndicaux entraînant des sujétions particulières ou l'exercice de droits au regard de l'exécution du service, opération extérieure [lieu, durée], réduction du temps de service) ;
- à la situation économique et financière (primes, indemnités, allocations diverses, numéro du livret de solde et d'inscription à une mutuelle militaire, nouvelle bonification indiciaire [code et date]) ;
- à la santé (renseignements médico-administratifs) ;
- à l'annuaire (nom, prénom, photographie [avec l'accord des intéressés], fonction, coordonnées professionnelles).
Les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées jusqu'à la sortie des cadres de l'agent ou à la rupture du lien de l'agent avec la direction des affaires juridiques.
La durée de conservation des données à caractère personnel relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires.