ANNEXE
NOMENCLATURE DE CLASSEMENT NUMÉRIQUE

| N°
rubrique | LIBELLÉ
rubrique | N°

sous-rubrique | LIBELLÉ
sous-rubrique | TYPOLOGIE
de documents |DURÉE
d'utilisation
courante (DUC)|DESTINATION DE LA PIÈCE
à l'échéance de la DUC.
[Destruction, archivage intermédiaire (DAI)]| |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------| | 1 | État civil | | | Extrait d'acte de naissance du militaire | RDC (1) + 5 ans | DAI pour les naissances à l'étranger | | Acte de décès du militaire | RDC + 5 ans | AI (2) | | | | | | Certificat de nationalité française ou de naturalisation | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Jugement portant changement de nom patronymique | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Déclaration de choix de nom d'usage | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Déclaration de domicile / changement d'adresse | Durée de validité | AI | | | | | | Décision de régularisation de situation militaire | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Titre de séjour | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 2 | Situation de famille | | | Livret de famille | Durée de validité | AI | | Extraits d'acte de naissance du conjoint, de l'ex conjoint | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Actes de décès (conjoint, enfant) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Extraits d'acte de mariage | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Jugements de divorce, conventions temporaires et définitives | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Actes de séparation | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Ordonnances de non conciliation | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Actes d'acquiescement des deux parties | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Pactes civil de solidarité (PACS) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Attestations de rupture de PACS | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Certificats de concubinage | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Attestations de rupture de concubinage | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Extraits d'acte de naissance ou d'adoption des enfants | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Imprimé CERFA ou certificat médical du premier examen prénatal | RDC + 5 ans | D (3) | | | | | | Attestations de scolarité des enfants | Durée de validité | D | | | | | | 3 | Engagement | | | Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2) | 3 mois | D | | Documents relatifs au renouvellement de contrat active ou réserve (demande et proposition, décision de renouvellement ou de non renouvellement, notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Acte (s) d'engagement (active et réserve) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs au renouvellement et/ou prolongation de période probatoire (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs à la dénonciation de contrat (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Avenant et prorogation de contrat (active ou réserve) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs à la résiliation de contrat active ou réserve (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs à la réintégration (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs au maintien en service des officiers sous contrat au titre de la décote (demande, décision, notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 4 | Formation / gestion des compétences | 4.1 | Formation |Copie des diplômes civils et certifications professionnelles (certification professionnelle, équivalence de niveau, etc.)| RDC + 5 ans | AI | | Décisions collectives ou individuelles d'attribution de brevets, de certificats, de diplômes, etc. | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Attestations de lien au service (au titre d'une formation) ou déclaration à rester au service après formation (DERSI) | RDC + 5 | AI | | | | | | Fiche de contrôle de la condition physique du militaire - CCPM (dernier millésime) | Durée de validité | DAI pour la dernière | | | | | | Passeport du combattant | Durée de validité | D | | | | | | Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques | RDC + 5 ans | D s'il existe une fiche récapitulative archivée | | | | | | Abonnements aux préparations pour concours militaires | 10 ans | D | | | | | | Abonnements aux plateformes internet spécialisées pour concours langues étrangères | 10 ans | D | | | | | | Attestations de stage (conduite d'engins, de véhicules, stages qualifiants par organismes extérieurs,…) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Attestation de conduite | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs à la validation des acquis de l'expérience (demande et validation) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Décision d'invalidation de certificat | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 4.2 | Orientation | Bilan professionnel de carrière + entretien de carrière ou de gestion | RDC + 5 ans | AI | | | | Rendez-vous d'information des sous-officiers | RDC + 5 ans | D | | | | | | 5 | Carrière | 5.1 | Parcours de
carrière | État signalétique des services (ESS) | Durée de validité | AI pour le dernier | | Documents relatifs au changement de spécialité (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs au changement de corps (militaire du rang, sous-officier, officier) (décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs à l'accès au statut de carrière pour sous-officier ou officier (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs au changement de corps (réorientation officier - demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Décision d'agrément ou de non agrément de démission du corps des officiers / sous-officiers de carrière | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Décision d'attribution d'une prime de fidélisation | 10 ans | D | | | | | | Attestation de lien au service (au titre d'une prime de fidélisation) | 10 ans | D | | | | | | Documents relatifs au cumul d'activité à titre accessoire (demande, décision et notification) | Cumul + 1 an | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Décision de prise et de cessation de fonction pour les officiers généraux | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 5.2 | NBI | Documents relatifs à la NBI (décisions d'attribution, de modification de taux, de cessation et notifications) | RDC + 5 ans | AI | | | | 5.3 | Désertion | Avis de désertion | RDC + 5 ans | AI | | | | Cessation de désertion | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 5.4 | Position
particulières | Documents de placement hors cadres (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | Documents de mise en disponibilité (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | |Documents de mise en position de détachement dans le cadre des articles R. 4138-34 et 35 du code de la défense| RDC + 5 ans | AI | | | | | | 5.5 | Changement de grade / échelle / échelon | Décision portant attribution des échelons fonctionnels ou exceptionnels | RDC + 5 ans | AI | | | | 5.6 | Aides au départ | Documents relatifs aux dispositifs d'aide au départ (pécules, retraite majorée, etc. - demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | 5.7 | Réserve | Convocation (s) du personnel de réserve | Durée du contrat | D | | | | Programme (s) prévisionnel (s) pour le personnel de réserve | Durée du contrat | D | | | | | | Agrément collaborateur bénévole du service public | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Récapitulatif (s) des périodes de réserve effectuées dans l'année | Durée du contrat | AI | | | | | | 6 | Activité | 6.1 | Activités aériennes, parachutistes,
subaquatiques | Relevés individuels de services aériens commandés (RISAC) | RDC + 5 ans | AI | | Attestation de services aériens | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Relevés individuels de services commandés sous-marin plongée subaquatique ou scaphandrier | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Attestation pour personnels embarqués : attestation marine | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 6.2 | Service en campagne (OPEX, OPINT, MCD, RFT…) | Toutes attestations de séjour, détachement, OPEX, OPINT, MCD, renfort temporaire DOM-COM, etc… | RDC + 5 ans | AI | | | | Messages de désignation pour OPEX, OPINT | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Etat récapitulatif des missions effectuées hors métropole | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Livret de quart | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 6.3 | Autres activités de service | Relevés des activités comptant pour décoration (permanences, gardes, …) | Durée de validité | D | | | | 7 | Médico-administratif | 7.1 | Aptitudes et dérogations | Certificat médico-administratif d'aptitude en cours de validité | 10 ans | D | | Certificat d'emploi des militaires du personnel navigant | 10 ans | AI | | | | | | Dérogation aux normes médicales d'aptitude | 10 ans | AI | | | | | | Certificat d'expertise médicale | 10 ans | AI | | | | | | Fiche emploi nuisance | 10 ans | AI | | | | | | Extrait des PV de commission de réforme | RDC + 5 | AI | | | | | | 7.2 |Accident de service / blessures en service, blessures de guerre, maladie professionnelle| Déclaration d'accident - registre de constatations des blessures | RDC + 5 ans | AI | | | | Rapport circonstancié | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Certificat d'origine des blessures ou de maladies | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Décision d'invalidité | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Certificat de visite d'aptitude à la reprise de service | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Message GUEREVEN | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Déclaration d'affection présumée imputable au service (DAPIAS) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 8 | Gestion des congés et absences | 8.1 | Congés liés à la santé | Arrêt maladie/travail partie employeur | 3 ans à compter de la date d'effet | D | | Feuillet récapitulatif des congés maladie | 10 ans | D | | | | | | Documents relatifs au congé du blessé L. 4138-3-1 (demande initiale, renouvellement, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Certificat congé pathologique | 3 ans à compter de la date d'effet | D | | | | | | Documents relatifs aux congés de longue durée pour maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification) | 4 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Documents relatifs aux congés de longue maladie (demande initiale, renouvellement, décision et notification) | 4 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Convention réadaptation professionnelle | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Documents relatifs anciens congés de maladie (type CRT - demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 8.2 | Congés liés à la famille | Documents relatifs aux congés maternité (demande, décision d'attribution et notification) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | Documents relatifs aux congés paternité (demande, décision et notification) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Documents relatifs aux congés d'adoption (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Documents relatifs aux congés parentaux (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 1 an après la fin du congé | AI | | | | | | Documents relatifs aux congés de présence parentale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 4 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Documents relatifs aux congés de solidarité familiale (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décisions d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | 8.3 | Autres congés | Documents relatifs aux congés de fin de campagne (décision d'attribution et de suspension, notification) | RDC + 5 ans | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | Documents relatifs aux congés pour convenances personnelles (demande initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | 2 ans après la fin du congé | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Documents relatifs aux congés du personnel navigant (demandes initiale, de renouvellement, d'interruption, décision d'attribution, d'interruption, de reprise de service et notifications) | RDC + 5 ans | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Documents relatifs aux permissions cumulées (demande, décision et notification) | Durée de validité | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Don de permissions pour enfant malade | 2 ans à/c de la date du don | D | | | | | | Documents relatifs aux passages gratuit de faveur (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | D | | | | | | 9 | Chancellerie | 9.1 |Notation personnels officiers, sous-officiers et officiers mariniers| Livret de notes ou bulletins de notation | RDC + 5 ans | AI | | Feuillet de notation intermédiaire | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Relevé des indisponibilités | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Lettre de commandement | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 9.2 | Notation personnels militaires du rang | Livret de notes ou bulletins de notation | RDC + 5 ans | AI | | | | Feuillet de notation intermédiaire | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Relevé des indisponibilités | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 9.3 | Avancement | Décisions d'inscription (ou de radiation) au tableau d'avancement, de nomination ou de promotion et d'ajournement | RDC + 5 ans | AI | | | | Feuillets de communication de l'indice relatif interarmées (IRIS) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Lettre de classement des officiers | RDC + 5 ans | D | | | | | | 9.4 | Récompenses / décorations | Mémoires de proposition ou exposés détaillés des services | RDC + 5 ans | AI | | | | Documents relatifs aux ordres nationaux (décrets, procès-verbaux, diplômes, etc.) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Relevés particuliers des bonifications comptant pour décoration | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Relevés de points pour médaille de la défense nationale (antérieurs au SIRH) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Citations | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Témoignages de satisfaction | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Lettres de félicitations | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Médailles diverses françaises | Durée de validité | AI | | | | | | Lettres et diplômes relatifs aux actes de courage et de dévouement | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 9.5 | Discipline | Sanctions disciplinaires effaçables | Effacement quadriennal | D | | | | Sanctions disciplinaires non effaçables | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Sanctions professionnelles | Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine | AI | | | | | | Fiche individuelle d'appétence pour les toxiques | Effacement réglementaire préciser réf. réglementaire supérieure au code du patrimoine | D | | | | | | 10 | Mutation / affectation | | | Extraits individuels d'ordre de mutation notifiés (EIOM) / ordre de mutation / mise pour emploi | RDC + 5 ans | AI | | Fiche de souhaits d'affectation | Durée de validité | D | | | | | | Messages de pressenti pour affectation hors métropole | 1 an | D | | | | | | Documents relatifs à une affectation pour raison personnelle (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs à une situation personnelle difficile (demande de mutation ou maintien, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs à une mutation par permutation (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Déclaration de prise de connaissance de mutation par déplacement d'office | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Message d'imposition de mutation | 10 ans | D | | | | | | Documents relatifs à un maintien définitif dans la garnison (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | D pour la notification AI pour la demande et la décision | | | | | | Décision de mutation | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 11 | Reconversion / détachement | 11.1 | Reconversion | Documents relatifs au congé de reconversion (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | Documents relatifs au congé complémentaire de reconversion (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs au congé pour création ou reprise d'entreprise (demande, décision et notification) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs à la saisine de la commission de déontologie | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 11.2 | Détachement fonction publique (d'État et/ou territoriale et/ou hospitalière) | Fiche APDR (avis préalable au départ lié à une reconversion) | Durée de validité +1 an | AI | | | | Fiche de candidature au recrutement au sein de la fonction publique | Durée de validité +2 ans | D | | | | | | Décision portant inscription sur les listes d'aptitudes aux emplois réservés (art. L. 401 du CPMIVG) | RDC + 5 | AI | | | | | | Décisions d'agrément et non agrément | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs à la saisine de la commission nationale d'orientation et d'intégration (R.* 4139-14 du CDD) | RDC + 5 | AI | | | | | | Décisions / arrêtés de mise en détachement | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Décisions de mise en stage probatoire | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Arrêté portant nomination dans l'administration d'accueil | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Visa du contrôle budgétaire et comptable pour les détachements | RDC + 5 ans | D | | | | | | Lettre de recrutement de l'administration d'origine | RDC + 5 ans | D | | | | | | Arrêté portant intégration dans le corps d'accueil | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 12 | Pension | 12.1 | Pension de retraite | Documents relatifs à la radiation des cadres ou des contrôles (demande, décision ou arrêté, notification) | RDC + 5 ans | AI | | État général des services | RDC +5 | AI | | | | | | Décompte provisoire des droits à pension | RDC + 5 ans | D | | | | | | Certificat de position militaire (dont BSPP) | Durée de validité | AI | | | | | | Compte individualisé de retraite | Durée de validité | AI | | | | | | 12.2 | Pension
d'invalidité | Certificat d'inscription au grand livre de la dette publique pour les titulaires d'une pension d'invalidité | RDC + 5 ans | AI | | | | Documents d'homologation des blessures | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 12.3 | Autres documents relatifs aux droits à pension |Documents relatifs à la validation des services civils (déclaration de recettes de la retenue rétroactive, déclaration de recette IRCANTEC, part agent et employeur, copie de l'état des services à valider)| RDC + 5 ans | AI | | | | Documents relatifs au rachat des années d'études (plan de financement, déclaration de recettes ou facture recette au comptant) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | Documents relatifs aux périodes de détachement antérieures au 30 juin 2007 (arrêtés, déclarations de recettes relatives aux retenues pension) | RDC + 5 ans | AI | | | | | | 13 | Sécurité | | | Décisions d'habilitations | Durée de validité | AI | | 14 | Evénements divers | 14.1 | Administration | Demandes formulées par le militaire avec avis hiérarchiques | RDC + 5 ans | AI | | Demande de consultation du dossier | RDC + 5 ans | D | | | | | | 14.2 | Commandement | Fiche de suivi post opérationnel | RDC + 5 ans | AI | | | | Fiche individuelle de synthèse | Durée de validité | AI | | | | | | (1) RDC : Radiation des cadres ou radiation des contrôles.
(2) AI : Archivage intermédiaire.
(3) D : Destruction. | | | | | | |