Le compte rendu de l'entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct de l'agent. Il comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de ce dernier.
Il est communiqué à l'agent qui dispose, le cas échéant, d'un délai de huit jours pour y porter toute observation qu'il juge utile avant de le retourner à son supérieur hiérarchique direct.
Il est visé par l'autorité hiérarchique qui peut formuler, s'il l'estime utile, ses propres observations.
Le compte rendu est notifié à l'agent qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance puis le retourne à l'autorité hiérarchique qui le verse à son dossier.