A N N E X E

CAHIER DES CHARGES DES SYSTÈMES PARTICULIERS (DÉPARTEMENTAL OU, EN ÎLE-DE-FRANCE, RÉGIONAL) DE TRAITEMENT AUTOMATISÉ DE LA DEMANDE DE LOGEMENT SOCIAL

(Article R. 441-2-5 du code de la construction et de l'habitation)

Les systèmes particuliers locaux sont l'outil de mise en œuvre des fichiers partagés de gestion de la demande de logement social. Ces fichiers partagés présentent l'intérêt d'être le fruit d'une réflexion locale de l'ensemble des partenaires et d'aller au-delà des obligations légales du dispositif national :
― les démarches du demandeur sont plus simples : par exemple, le fichier partagé peut prévoir que le demandeur ne dépose qu'un seul dossier (demande et pièces justificatives) qui peut être examiné par tous les bailleurs ou réservataires ;
― la gestion des demandes est mutualisée.
Le cahier des charges porte uniquement sur les fonctionnalités réglementaires que les fichiers partagés doivent assurer en substitution du système national de droit commun.
Pour certaines d'entre elles, des dérogations sont prévues, sous conditions, lorsqu'elles sont de nature à favoriser la mise en œuvre des fichiers partagés. Des exemples de situations dans lesquelles elles peuvent s'appliquer sont données.

1. Champ géographique et services d'enregistrement

Le fichier partagé couvre tout le territoire départemental (ou, en Ile-de-France, régional).
Les services qui enregistrent les demandes de logement social doivent tous adhérer au dispositif : tous les bailleurs ; les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), les autres réservataires (collecteurs d'Action Logement...) qui ont décidé d'être service d'enregistrement ; le service de l'Etat désigné par le préfet.
Les services d'enregistrement peuvent confier à l'un d'entre eux ou à un mandataire commun sur lequel ils ont autorité la mission d'enregistrer les demandes.
Ces services doivent enregistrer toutes les demandes qui leur sont présentées.
Toutefois, les partenaires du fichier partagé peuvent décider collectivement d'organiser l'enregistrement sur le territoire en dérogeant à cette obligation d'exhaustivité si l'accès des demandeurs à l'enregistrement est correctement assuré et si les usagers sont informés des lieux d'enregistrement. Par exemple :
― un guichet unique peut être mis en place ;
― un EPCI peut ne pas enregistrer toutes les demandes si toutes les communes le composant assurent le service d'enregistrement pour l'ensemble des demandes ;
― les collecteurs d'Action Logement peuvent se limiter à enregistrer les demandes des salariés des entreprises qui cotisent auprès d'eux ;
― un guichet référent peut être institué selon la nature ou la situation du demandeur (collecteur de l'entreprise auquel il appartient, commune de résidence au moment de la demande...).

2. Accès et partage des informations

Le fichier partagé doit organiser l'accès aux informations et leur partage selon des règles qui sont celles du système national. Ont accès aux données nominatives :
― les bailleurs pour toutes les demandes du département (ou RIF) ;
― les services de l'Etat pour toutes les demandes du département (ou RIF) ;
― les collectivités territoriales (ou EPCI) qui assurent le service d'enregistrement pour les demandes d'attribution d'un logement situé sur leur commune (ou leur territoire intercommunal) ;
― les réservataires (1) qui assurent le service d'enregistrement, pour toutes les demandes du département (ou RIF) ;
― le mandataire chargé de l'enregistrement pour les demandes portant sur son territoire de compétence ;
― le gestionnaire du système pour toutes les demandes du département (ou RIF) ;
― le comité du PDALPD pour toutes les demandes du département ;
― le secrétariat de la commission DALO pour toutes les demandes du département ;
― les EPCI qui n'enregistrent pas et qui ont signé un accord collectif intercommunal, pour les demandes d'attribution de logement situé sur leur territoire.
Ces règles d'accès ne peuvent être étendues qu'après déclaration à la CNIL (ou autorisation de celle-ci). Les fichiers partagés sont couverts par l'autorisation CNIL (2) dans la mesure où ils se substituent au système national. Mais s'ils ont des fonctionnalités supplémentaires, celles-ci relèvent d'une déclaration à la CNIL (ou d'une autorisation de celle-ci).
A défaut de déclaration à la CNIL (ou d'autorisation), les collectivités territoriales et les réservataires qui ne sont pas lieu d'enregistrement n'ont accès qu'aux données statistiques.

(1) Collectivités territoriales, collecteurs. (2) Le système national nécessite une autorisation à cause des informations concernant le handicap ; la demande est en cours.

3. Enregistrement de la demande et délivrance
   du numéro unique d'enregistrement

Les demandes sont présentées au moyen du formulaire national unique et, le cas échéant, du complément « handicapé ».
Aucune pièce n'est exigée pour l'enregistrement de la demande, à l'exception d'une copie d'une pièce attestant de l'identité du demandeur et, le cas échéant, de la régularité de son séjour.
Quand la demande est valide au regard de contrôles identiques à ceux du système national, le fichier partagé enregistre la totalité des informations renseignées dans le formulaire. Il attribue le numéro unique et génère l'attestation d'enregistrement qui doit être délivrée au demandeur, dans le délai d'un mois à compter du dépôt de la demande.
La structure du numéro unique est la même qu'au niveau national.
L'attestation doit comporter au minimum les informations prévues par le décret du 29 avril 2010 (art. R. 442-2-4 du code de la construction et de l'habitation).
Le fichier partagé transmet quotidiennement les informations nominatives contenues dans la demande au système d'enregistrement national.
L'interface entre le fichier partagé et le système d'enregistrement national doit être conforme aux spécifications nationales.
Il est recommandé que le fichier partagé prévoie des interfaces avec les systèmes privatifs des services d'enregistrement dont les spécifications reprennent les spécifications nationales pour les fonctionnalités qui se substituent au système national.

4. Modification d'une demande

Les modifications sont enregistrées uniquement si les informations proviennent du demandeur :
― soit qu'il ait fait une demande de modification ;
― soit que la rectification provienne des pièces justificatives analysées par l'instructeur,
ou ont été validées par lui, lorsqu'il s'agit d'informations fournies par des tiers.
Tout service enregistreur ayant accès au dossier du demandeur doit pouvoir enregistrer les modifications des demandes.
Les partenaires du fichier partagé peuvent déroger à cette règle dans les mêmes conditions que pour l'enregistrement, par exemple en cas de mise en place de guichet unique ou de guichet référent.
Aucune attestation n'est délivrée.
Le fichier partagé enregistre toutes les modifications et les transmet quotidiennement au système d'enregistrement national.

5. Renouvellement de la demande

La demande a une validité d'un an à compter de sa présentation initiale ou de son dernier renouvellement.
L'avis invitant le demandeur à renouveler sa demande est envoyé par le gestionnaire du fichier partagé un mois au moins avant la date de renouvellement. Cet avis est accompagné du dernier état des informations renseignées dans le formulaire (possibilité d'envoi électronique si le demandeur l'a accepté). La date d'envoi est sauvegardée.
Toutes les informations peuvent être mises à jour.
Tout service enregistreur ayant accès au dossier du demandeur doit pouvoir enregistrer les renouvellements des demandes.
Les partenaires du fichier partagé peuvent déroger à cette règle dans les mêmes conditions que pour l'enregistrement, par exemple en cas de mise en place de guichet unique ou de guichet référent.
Une attestation est délivrée au demandeur par le service enregistreur ou un autre service désigné par les partenaires du fichier partagé. Elle comporte au minimum les informations prévues par le décret du 29 avril 2010 (art. R. 442-2-4 du code de la construction et de l'habitation).
La date initiale de dépôt et le numéro unique sont conservés. La date de dernier renouvellement est indiquée.
Le fichier partagé enregistre les informations contenues dans le renouvellement de la demande et les transmet quotidiennement au système d'enregistrement national.

6. Radiations
   6.1. Cas de non-renouvellement

La radiation est effectuée par le gestionnaire du fichier partagé.
Le fichier partagé offre la même tolérance que le système national par rapport à la lettre de la réglementation pour permettre la prise en compte de renouvellements tardifs :
― la demande non renouvelée est radiée à t + 13 mois (un mois après la fin de validité) ;
― elle peut être réactivée jusqu'à t + 18 mois (six mois après la fin de validité) à la demande d'un service ayant reçu la demande de renouvellement. L'ancienneté de la demande et le numéro d'enregistrement sont conservés.
Le fichier partagé transmet quotidiennement l'information sur la radiation au système national.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec pour motif « non-renouvellement ». La date de radiation est sauvegardée.

6.2. Cas d'attribution d'un logement

La radiation est effectuée par le service enregistreur de l'organisme dont la commission d'attribution a attribué le logement, dès signature du bail.
Le fichier partagé enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national avec les caractéristiques du logement attribué : adresse ; situation en ZUS ou non ; surface, typologie ; réservataire du logement (3) ; ménage prioritaire DALO ou non.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec motif « attribution d'un logement ». La date de radiation est conservée.

6.3. Cas de renonciation écrite du demandeur

Le service qui a reçu le courrier procède à la radiation, s'il a accès aux données concernant le demandeur.
Le fichier partagé enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec motif « renonciation écrite ». La date de radiation est conservée.

6.4. Cas d'irrecevabilité de la demande

Seule la commission d'attribution d'un organisme bailleur peut prononcer l'irrecevabilité de la demande.
L'irrecevabilité ne peut avoir pour motif que le non-respect des conditions législatives et réglementaires d'accès au logement social, c'est-à-dire le dépassement des plafonds de ressources pour l'accès au logement locatif social ou la non-régularité du séjour d'une des personnes majeures de la famille à loger.
L'organisme bailleur avise (avertissement en LRAR) l'intéressé de la radiation et il procède à la radiation un mois après l'avertissement.
Le fichier partagé enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec pour motif soit « irrecevabilité pour dépassement du plafond de ressources », soit « irrecevabilité pour irrégularité de séjour ». La date de radiation est conservée.

6.5. Cas de non-réponse à un courrier

Le service expéditeur du courrier avise (avertissement en LRAR) l'intéressé que sa demande va être radiée pour absence de réponse.
Le système informatique d'enregistrement offre une double tolérance par rapport à la lettre de la réglementation pour permettre la prise en compte de réponses tardives :
― la demande est radiée deux mois après transmission de l'avertissement (un mois réglementairement) ;
― elle peut être réactivée pendant cinq mois à l'initiative du service d'enregistrement s'il a reçu une réponse. Le fichier partagé transmet quotidiennement au système national l'information sur la radiation.
Le fichier partagé enregistre la radiation et transmet l'information quotidiennement au système national.
La demande passe dans le statut « demande radiée » avec motif « renonciation écrite ». La date de radiation est conservée.

(3) Il s'agit du réservataire dont on utilise un droit, y compris les droits pour un tour.

7. Envoi des courriers

Les avis de renouvellement, de radiation pour irrecevabilité de la demande ou non-réponse à un courrier doivent être envoyés au demandeur en LRAR.
Aucune sanction n'est prévue en cas de non-respect de cette formalité.
Néanmoins, les gestionnaires qui s'affranchiraient de la règle d'envoi en LRAR le feraient sous leur responsabilité, la validité de la radiation ne pouvant en cas de contentieux être démontrée que si la preuve de la réception du préavis est apportée, ce qui suppose qu'il a été envoyé par LRAR.
Il est possible en pratique d'y apporter des assouplissements qui procurent la même garantie d'information du demandeur. Par exemple, les avis invitant à renouveler la demande peuvent être envoyés dans un premier temps en lettre simple à tous les demandeurs, la LRAR n'étant envoyée, après un délai d'un mois, qu'à ceux qui n'ont pas répondu au premier courrier.
Le système de lettre suivie permet d'attester de l'acheminement du courrier à l'adresse indiquée par le demandeur.

8. Durée de conservation des informations nominatives

Les demandes et l'ensemble des données nominatives qui y figurent sont conservés pendant un an après la date de leur radiation.

9. Gestion du fichier partagé

Sous l'autorité du comité de pilotage du fichier partagé, son gestionnaire est responsable de son fonctionnement et de sa conformité avec le système national.
Il affecte et gère les codes d'accès, gère les référentiel locaux, veille à la fiabilité de la base (recherche de doublons a posteriori, problèmes informatiques...).
Il envoie les préavis de renouvellement et effectue les radiations pour non-renouvellement.
Il identifie les ménages dont l'ancienneté de la demande dépasse le délai anormalement long.
Il assure les exploitations statistiques des données pour les partenaires du système.