Ne peuvent donner lieu à un enregistrement que les données relatives à la personne ou à l'entreprise qui fait ou a fait l'objet d'un dossier d'enquête menée par l'administration des douanes, et :
- qui est soupçonnée de commettre, d'avoir commis, de participer ou d'avoir participé à la commission d'une infraction punie d'une peine privative de liberté ou d'une mesure de sûreté privative de liberté d'un maximum d'au moins douze mois ou d'une amende d'au moins quinze mille euros ; ou
- qui a fait l'objet d'une constatation établissant l'une de ces infractions ; ou
- qui a fait l'objet d'une sanction administrative ou judiciaire pour une de ces infractions.
Les données relatives à chaque personne ou à chaque entreprise concernée sont enregistrées dans des registres séparés. La création de liens entre les registres de données n'est pas autorisée. Chaque registre comporte :
- le domaine concerné par le dossier d'enquête ;
- la mention : « France », ainsi que le nom et les coordonnées du service de douane traitant et le numéro de dossier.
S'agissant des personnes, les données qui peuvent être enregistrées se limitent aux catégories suivantes : les nom, nom de jeune fille, prénoms et nom d'emprunt, les date et lieu de naissance, la nationalité et le sexe.
S'agissant des entreprises, les données qui peuvent être enregistrées se limitent aux catégories suivantes : la raison sociale, le nom utilisé par l'entreprise dans le cadre de son activité, le siège de l'entreprise et l'identifiant TVA.