Il est créé par le secrétaire général du ministère de l'intérieur et des outre-mer un système d'information relatif à l'instruction des distinctions honorifiques dénommé « Décos » ayant une double finalité :
1° La fiabilisation, le suivi et la dématérialisation de l'ensemble des étapes de la procédure d'instruction des distinctions honorifiques ;
2° Une finalité statistique pour les besoins des services métiers.
Ce traitement est nécessaire à l'exécution de l'autorité publique du ministère de l'intérieur, conformément au 1 de l'article 6 du règlement général sur la protection des données.

Le système d'information est mis en œuvre dans les services du ministère de l'intérieur et des outre-mer chargés de l'instruction des distinctions honorifiques.

Les catégories de données à caractère personnel faisant l'objet du présent traitement sont les suivantes :
1° Données relatives à l'identification du candidat proposé à l'une des distinctions honorifiques mentionnées en visa :
a) Nom d'état civil, nom d'usage, prénoms, commune ou pays de naissance ;
b) Extrait d'acte de naissance sans filiation ;
c) Sexe, date de naissance, nationalité, profession ;
d) Commune et pays de résidence.
2° Données relatives au parcours du candidat à une distinction honorifique :
a) Etudes et diplômes ;
b) Années de services militaires et civils ;
c) Expériences professionnelles, fonctions électives, travaux et publications, citations et blessures de guerres, services rendus dans les activités sociales, les commissions ;
d) Actes de courages et de dévouement ;
e) Décorations françaises reçues.
3° Donnée relative à l'honorabilité du candidat proposé à un ordre national : le bulletin n° 2 du casier judiciaire datant de moins de deux mois.

Ont accès aux informations du système d'information les agents des services chargés de l'instruction des distinctions honorifiques du ministère de l'intérieur et des outre-mer et, en tant qu'autorité de proposition, les préfets de département et les chefs de service d'administration.
L'accès à l'ensemble des informations d'une candidature est strictement limité aux seuls agents identifiés du service rattaché à l'autorité ayant proposé le candidat. Dans ce cas, les services non rattachés ont un accès aux seuls nom, prénom et date de naissance dudit candidat pour détecter un éventuel doublon dans le système d'information.
En cas de doublon avéré, le service non rattaché peut demander le transfert d'accès des données au service rattaché aux seules fins de proposer le candidat à une distinction honorifique. En cas d'acceptation du transfert par le service rattaché et validation par le cabinet du secrétaire général, le service initialement rattaché dispose alors d'un accès limité aux seuls nom, prénom et date de naissance du candidat.
L'accès à l'ensemble des données collectées dans le système d'information est réservé aux seuls agents identifiés du cabinet du secrétaire général, en tant que maitrise d'ouvrage.
Peuvent être destinataires, à l'initiative du cabinet du secrétaire général, des informations et données à caractère personnel contenues dans une candidature, dans le cadre de leurs attributions et dans la limite du besoin d'en connaître et aux seules fin de la procédure d'instruction :
1° Les services rattachés au ministre de l'intérieur et des outre-mer ;
2° Les services rattachés aux départements ministériels extérieurs au ministère de l'intérieur et des outre-mer qui assurent le suivi de la procédure d'instruction des distinctions honorifiques ;
3° Les services de la Présidence de la République.

Les droits d'opposition, d'accès, de rectification, et de limitation conformément à l'article 15 et suivants du règlement général sur la protection des données, s'exercent auprès du cabinet du secrétaire général du ministère de l'intérieur et des outre-mer, par courrier électronique à l'adresse : [email protected].

Les données du présent traitement sont conservées pendant toute la période où les personnes sont susceptibles de recevoir une distinction honorifique et au plus tard jusqu'à son décès.

Le secrétaire général du ministère de l'intérieur et des outre-mer est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.