Sauf urgence constatée par le président, les membres sont convoqués trois semaines à l'avance sur un ordre du jour prévisionnel arrêté par le président, auquel est joint un dossier préparatoire. L'ordre du jour définitif tient compte, dans la limite des compétences de la commission d'information et de concertation du personnel civil, des propositions éventuelles de ses membres transmises deux semaines avant la réunion.