Le supérieur hiérarchique direct établit et signe le compte rendu écrit de l'entretien ; ce compte rendu reprend les thèmes mentionnés à l'article 3 du présent arrêté et comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l'agent.

Le compte rendu est communiqué à l'agent qui dispose d'un délai de quinze jours pour y porter toute observation qu'il juge utile avant de le retourner à son supérieur hiérarchique direct.

Il est visé par l'autorité hiérarchique.

Le compte rendu est notifié au fonctionnaire qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance puis le retourne à l'autorité hiérarchique. Il est ensuite versé au dossier de l'agent.