ANNEXE B
PLAN DE CONTRÔLE ET DE SURVEILLANCE CADRE DU LABEL « GREENFIN LABEL FRANCE FINANCE VERTE »

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Plan de contrôle et de surveillance cadre
Sommaire

PRÉAMBULE
INTRODUCTION
I. - AUDIT INITIAL DE CERTIFICATION

1. Sélection de l'organisme de certification
   1.1. Qualité de l'organisme certificateur
   1.2. Qualification des auditeurs intervenants
2. Candidature au label Greenfin
   2.1. Demande initiale de certification
   2.2. Contractualisation
3. Préparation d'un audit initial de certification
   3.1. Principes
   3.2. Plan d'audit
   3.3. Durée indicative d'un audit
4. Rapport d'audit
5. Document de certification
   II. - MODALITÉS DE SURVEILLANCE DES FONDS LABELLISÉS
6. Surveillance exercée par les sociétés de gestion de portefeuille
   1.1. Information des investisseurs
   1.2. Contrôle interne
   1.3. Mécanisme de surveillance des risques de controverse
   1.4. Règlement d'usage de la marque de certification
7. Audit de suivi mis en œuvre par les organismes certificateurs
   2.1. Principes
   2.2. Non-conformités
   2.3. Rédaction du rapport d'audit et de la trame du plan d'actions
8. Audit de suivi particuliers
   3.1. Audit de renouvellement de la certification Greenfin
   3.2. Audit en cas de changement de la politique d'investissement ou du règlement du fonds
   3.3. Audits complémentaires
9. Maintien de la certification suite à un audit de suivi
   III. - GESTION DES OBSERVATIONS
10. Gestion des questions relatives à des interprétations différentes des règles du label
11. Règles applicables aux contestations
12. Comité du label

Préambule

La réflexion engagée lors de la conférence bancaire et financière de 2014 est à l'origine de la création d'un label permettant de distinguer spécifiquement les fonds d'investissement contribuant à la transition énergétique et écologique.
Cette création a été guidée par une volonté de valoriser les fonds « verts » pour mobiliser davantage l'épargne vers la transition énergétique et écologique, soit en mettant en lumière les fonds d'investissement existants, soit en suscitant la création de tels fonds. Il s'agit d'une garantie pour les investisseurs, notamment les épargnants particuliers, de la qualité et la transparence des caractéristiques environnementales des fonds ainsi discernés et de leur contribution à la transition énergétique et écologique.
En tant que label public, le label Greenfin se doit d'être ambitieux. De plus, bien qu'inscrit dans la norme juridique française, ce label peut s'appliquer à des fonds financiers d'autres pays de l'Union européenne ou de pays tiers.
Pour mener à bien cette démarche de création d'un label, un groupe de travail regroupant les représentants des parties prenantes a travaillé d'octobre 2014 à août 2015 pour élaborer le dispositif général ainsi qu'un projet de référentiel et un projet de plan de contrôle et de surveillance cadre applicables au label Greenfin.
La première version du plan de contrôle et de surveillance cadre issue de ces travaux a été soumise à consultation publique du 22 septembre 2015 au 11 octobre 2015 par le ministère chargé de la transition écologique.
Des révisions en vue de l'actualisation et de l'amélioration des modalités de surveillance et de contrôle sont prévues chaque fois que le comité du label le juge nécessaire.

Introduction

Le plan de contrôle et de surveillance cadre a pour objectif de décrire les principes régissant les modalités de surveillance et de contrôle à prendre en compte par les organismes de certification pour et après l'attribution du label Greenfin, de manière à ce que les modalités de contrôle et de surveillance mises en place par les organismes certificateurs soient équivalentes d'un organisme certificateur à un autre.
Il concerne trois domaines :

- le processus de certification d'un fonds d'investissement candidat, c'est-à-dire le processus par lequel le label Greenfin est octroyé au fonds ;
- les modalités de surveillance d'un fonds certifié (ou « labellisé ») ;
- la gestion des observations faites sur le plan de contrôle et de surveillance cadre en vigueur.

Ci-après des définitions se rapportant à certains termes utilisés dans le document.

| Terminologie | Définition | |------------------------------|---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Auditeur | Agent compétent et impartial réalisant un audit, c'est-à-dire une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations. L'audit est un processus systématique, indépendant et documenté en vue d'obtenir des preuves d'audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits (norme ISO 19011 : 2002). | |Audit de certification initial| L'audit de certification initial est l'audit permettant à un organisme candidat d'obtenir une certification de la part d'un organisme de certification. | | Audit de suivi | Comparativement à l'audit initial de certification, l'objectif principal de l'audit de suivi est de déterminer si les règles de gestion du fonds d'investissement, incluant toutes les procédures et documents appropriés, sont conformes aux exigences du label Greenfin au-delà de la seule vérification de l'application du référentiel. | | Audit de renouvellement | L'audit de renouvellement est l'audit de suivi permettant à un organisme candidat d'obtenir le renouvellement de la certification qui lui avait été attribuée à l'issue de l'audit de certification initial. | | Certification | La certification est une activité par laquelle un organisme reconnu, indépendant des parties en cause, délivre un certificat à une organisation, un processus, un service, un produit ou des compétences professionnelles pour attester de leur conformité à des exigences spécifiées dans un référentiel. | | Conflit d'intérêt | Un conflit d'intérêts naît d'une situation dans laquelle une personne ou une organisation est impliquée dans de multiples intérêts, l'un d'eux pouvant influer ou paraître influer sur la manière dont elle s'acquitte de ses fonctions et des responsabilités qui lui ont été confiées. Cette définition doit s'entendre dans le contexte de ce document comme toute incapacité de l'organisme de certification de participer à la définition et à la mise en place de procédures certifiées. | | Fonds d'investissement | Un fonds d'investissement est une entité ou une société qui gère, par l'entremise d'un professionnel, un capital placé dans un portefeuille d'actions ou d'obligations.
Le fonds d'investissement peut être investi dans les entreprises cotées ou non cotées en ayant des orientations de placement très classiques avec une composition de portefeuille basée sur des grandes valeurs ou au contraire avoir des critères de placement spécifiques tel le capital-risque, le capital développement ou les fonds LBO. | | Gestion des contestations |En cas de désaccord de la société de gestion de portefeuille sur l'interprétation par l'organisme certificateur de l'accomplissement des critères du référentiel, cette dernière peut émettre des observations qui feront l'objet d'une analyse par le comité du label. Une fois cette analyse recueillie, l'organisme certificateur est en mesure de requalifier ses observations et demander des preuves de l'accomplissement du référentiel et de la mise en œuvre du plan d'actions, le cas échéant. Il reste souverain dans l'interprétation de l'accomplissement des critères du référentiel.| | Labellisation | La labellisation est le processus qui conduit à l'attribution d'un label par un organisme certificateur à un organisme candidat. Ce label est une marque de reconnaissance d'un dispositif au regard du respect d'un référentiel. Dans le cadre de ce document, le label est la propriété de l'Etat qui en délègue l'octroi aux organismes certificateurs. | | Non-conformité | Les non-conformités sont de 3 types : mineure, majeure et grave. Une non- conformité mineure signifie une conformité quasi totale avec l'exigence du critère mais une légère déviation a été détectée. Une non-conformité majeure signifie qu'une faible part de l'exigence du critère est respectée. Une non-conformité grave signifie que l'exigence du critère n'est pas respectée. | | Organisme certificateur | L'organisme certificateur est l'organisme chargé d'auditer les fonds candidats au label et attribue ou non le label. | | Plan d'audit | L'organisme de certification établit un plan d'audit. Le plan d'audit comprend des éléments sur le périmètre de l'audit et comporte l'analyse de chaque critère du référentiel. | | Retrait de la certification | La certification est retirée par l'organisme certificateur en cas de non-conformité grave n'ayant pas fait l'objet d'actions correctives et au regard du nombre de non- conformités n'ayant pas fait l'objet d'actions correctives. Dans ce cas, le ministère retire de son site toute référence au fonds et la société de gestion de portefeuille retire toute mention du label sur le fonds concerné. | |Suspension de la certification| La certification est suspendue par l'organisme certificateur en cas de plusieurs non-conformités mineures (actions correctives à apporter lors du renouvellement de la demande de labellisation) ou de non-conformités majeures (actions correctives à apporter sous 6 mois). |

I. - AUDIT INITIAL DE CERTIFICATION

1. Sélection de l'organisme de certification
   1.1. Qualité de l'organisme certificateur

La certification Greenfin des fonds d'investissement est délivrée par un organisme certificateur accrédité, selon la norme ISO/CEI 17065 ou la norme ISO/CEI 17029 (ou toute version ultérieure), par le Comité français d'accréditation (COFRAC) ou tout organisme européen équivalent signataire de l'accord multilatéral pris dans le cadre de la coordination européenne des organismes d'accréditation, conformément aux règles d'application en vigueur et disponibles sur le site www.cofrac.fr . Jusqu'au 30 septembre 2016, les organismes certificateurs peuvent être également sélectionnés par appel d'offres du ministère de la transition écologique, de la biodiversité, de la forêt, de la mer et de la pêche.
A partir du 1er octobre 2016, après recevabilité de la demande d'accréditation par l'instance nationale d'accréditation, les organismes certificateurs sont autorisés à délivrer des certificats hors accréditation.
Ces organismes certificateurs obtiennent leur accréditation dans un délai de douze mois et peuvent réémettre, une fois leur accréditation obtenue, les certificats précédemment émis sous accréditation, sous réserve de vérifier que le processus de certification était conforme, depuis la date de recevabilité favorable et l'accréditation définitive de l'organisme certificateur.
Faute d'obtenir cette accréditation, les certificats déjà délivrés restent valides, mais la certification doit être transférée à un certificateur accrédité.
La liste des organismes certificateurs accrédités, soit par le COFRAC, soit par le ministère jusqu'au 30 septembre 2016, est disponible sur le site internet du ministère chargé de la transition écologique. ( www.ecologie.gouv.fr/label-greenfin).

1.2. Qualification des auditeurs intervenants

Les organismes de certification doivent disposer d'auditeurs qualifiés, responsables des audits de certification, de contrôle et de suivi des fonds d'investissement. Ils sont sélectionnés, sur la base de leurs compétences, de leur formation, de leur expérience et de leur indépendance (absence de conflit d'intérêts), et doivent être spécifiquement qualifiés par l'organisme certificateur pour satisfaire aux exigences ci-après :

- connaissance des pratiques de l'audit notamment selon les principes de la norme ISO 19011 (1) ;
- connaissance par les auditeurs des objectifs et du processus de la certification du label Greenfin ;
- connaissance du secteur des sociétés de gestion de portefeuille.

2. Candidature au label Greenfin
   2.1. Demande initiale de certification

Toute société de gestion de portefeuille souhaitant faire usage du label Greenfin pour l'un ou plusieurs de ses fonds d'investissement doit le ou les soumettre à la certification par un organisme certificateur accrédité figurant dans la liste des organismes pouvant procéder à la certification pour le label Greenfin disponible sur le site du ministère chargé de la transition écologique (cf. paragraphe 1.1). Elle adresse à l'organisme de certification une demande de certification et les informations nécessaires à l'établissement d'un devis et d'un contrat de certification.
Cette demande, formalisée par une fiche de renseignements, contient les éléments suivants :

- raison sociale de la société postulante et contact(s) ;
- liste des fonds à certifier et type de relations entre la structure et ses investisseurs (politique d'investissement du fonds pouvant figurer dans le règlement du fonds, le prospectus, le contrat de délégation de gestion ou dans tout autre document qui engage juridiquement la société de gestion de portefeuille) ;
- caractéristiques générales de chacun de ces fonds et informations permettant de répondre aux critères d'éligibilité du référentiel du label Greenfin ;
- règles de gestion et de contrôle interne appliquées par la société de gestion sur le ou les fonds à certifier ;
- certifications déjà obtenues le cas échéant.

L'organisme de certification s assure que le demandeur est informé de l'ensemble des exigences du référentiel.

2.2. Contractualisation

Avant le démarrage des travaux de certification, un contrat est établi entre la société de gestion de portefeuille et l'organisme de certification, détaillant le périmètre, la durée de l'engagement de l'organisme et les exigences concernant les modalités de certification.
L'organisme de certification vérifie préalablement à la signature du contrat que le ou les fonds sont dans le champ de la certification. Il relève de la responsabilité de la société de gestion de portefeuille de vérifier que l'organisme de certification est accrédité pour la certification portant sur le label Greenfin. L'organisme de certification doit s'assurer auprès du ministère chargé de la transition écologique que le fonds n'est pas sous le coup d'une suspension ou d'un retrait de certificat Greenfin par un autre organisme de certification.
Les candidats ayant reçu un refus de certification auprès d'un organisme de certification pour un ou plusieurs de leurs fonds, ne peuvent pas engager de démarches auprès d'un autre organisme certificateur avant 12 mois. Ils indiquent à leur nouvel organisme certificateur les non-conformités qui leur ont été signalées et démontrent qu'elles ont été résolues. Tout candidat souhaitant changer d'organisme de certification doit déposer une nouvelle demande de certification auprès d'un organisme de certification accrédité, qui analyse la demande et définit les modalités d'évaluation correspondantes. Le contrat fait état de l'entité évaluée et demandeuse de la certification, des éventuels fonds couverts par la demande, de la durée de la certification.
Le référentiel et l'ensemble des exigences relatives au label Greenfin sont transmis à la société de gestion du fonds candidat en même temps que le contrat de certification.
Par la signature du contrat, la société de gestion s'engage à mettre en place au sein de son organisation les dispositions lui permettant de répondre aux exigences du présent plan de contrôle et de surveillance cadre et aux exigences du référentiel du label Greenfin.
A l'acceptation du contrat par le postulant, l'organisme de certification informe le ministère chargé de la transition écologique de l'engagement de la société de gestion de portefeuille.

3. Préparation d'un audit initial de certification
   3.1. Principes

L'organisme de certification décide de certifier ou non les fonds candidats de la société de gestion de portefeuille en se basant sur les conclusions d'un audit initial réalisé sur pièces et entretiens avec les équipes de la société de gestion de portefeuille dont les modalités sont fixées dans le présent document.
La société de gestion de portefeuille et l'organisme de certification doivent se baser sur la version actualisée du référentiel. Durant cet audit, toutes les exigences du référentiel en vigueur du label Greenfin doivent être évaluées par l'auditeur.

3.2. Plan d'audit

L'organisme de certification établit un plan d'audit. Le plan d'audit comprend des éléments sur le périmètre de l'audit et comporte l'analyse de chaque critère du référentiel. Si l'audit est réalisé par une équipe d'audit, le plan d'audit doit clairement indiquer quelle partie de l'audit a été réalisée par quel auditeur. Si l'audit Greenfin est réalisé de manière combinée avec un autre référentiel/une norme, le plan d'audit doit clairement indiquer ce ou ces référentiels ou partie du référentiel a été audité(e) et à quel moment.
L'audit est composé des quatre éléments suivants :

- une réunion d'ouverture : cette réunion doit être l'occasion pour les auditeurs de se présenter à la société de gestion de portefeuille dont le fonds est audité ; elle décrit le déroulement de l'audit (horaires des entretiens, méthodes…) ;
- une évaluation du respect des critères du référentiel du label Greenfin sur la base d'un contrôle documentaire et d'entretiens avec les équipes de la société de gestion de portefeuille ;
- les conclusions issues de l'audit ;
- une réunion de clôture durant laquelle les auditeurs présentent les conclusions de l'audit.

La société de gestion de portefeuille doit assister l'auditeur au cours de l'audit. Dans le cadre de l'audit, des entretiens sont organisés avec les équipes de gestion et d'analyse. Il est recommandé que les dirigeants de la société soient présents lors des réunions d'ouverture et de clôture, de façon à ce que toute non-conformité puisse être commentée.
Le(les) auditeur(s) réalise(nt) l'audit initial de certification en évaluant toutes les exigences du label Greenfin applicables au fonds audité. L'auditeur (ou l'auditeur principal en cas d'équipe d'audit) présente ses conclusions et commente toutes les non-conformités identifiées par rapport au référentiel du label.
L'organisme de certification est responsable de la prise de décision de certification et de la préparation du rapport d'audit formel.

3.3. Durée indicative d'un audit

Pour les équipes d'audit, la durée d'un audit peut être raisonnablement estimée entre 3 et 5 jours selon la taille du fonds.

4. Rapport d'audit

Après chaque audit, un rapport écrit complet est réalisé par l'organisme de certification.
Le rapport d'audit doit donner confiance au lecteur ; il doit notamment pour cela assurer un niveau de transparence élevé. Il doit être émis par l'entité accréditée (personne morale) et signé par une personne à même de l'engager. Le rapport d'audit est subdivisé en plusieurs sections :

- informations générales sur la société de gestion de portefeuille et le fonds audité ;
- résultat général de l'audit avec une description détaillée des caractéristiques du fonds d'investissement par critère ;
- synthèse sous la forme d'un tableau ;
- non-conformités détectées pour chaque critère.

Le rapport d'audit est transmis à la société de gestion.

5. Document de certification

En complément du rapport d'audit, un certificat est attribué par l'organisme de certification à la société de gestion de portefeuille. Ce document atteste que ses procédures ou ses services sont conformes aux normes définies dans le référentiel. Ce document est valable un an.

(1) Cette norme fournit des lignes directrices sur l'audit de systèmes de management, comprenant les principes de l'audit, le management d'un programme d'audit et la réalisation d'audits de systèmes de management.