Les noms et les adresses des deux rapporteurs du Conseil national des universités sont communiqués au candidat par l'administration centrale entre le 9 et le 13 décembre 2002 sur le site internet http://www.education.gouv.fr, rubrique « personnels enseignants du supérieur ». Ils sont également adressés au candidat à l'adresse figurant sur la déclaration de candidature. Aucune modification de leur adresse ne pouvant être prise en compte, les candidats sont invités à s'assurer, le cas échéant, de la réexpédition de leur courrier.
Les candidats font parvenir leurs dossiers aux rapporteurs, dès réception de la notification des noms et des adresses de ceux-ci, et au plus tard le 6 janvier 2003 (le cachet de la poste faisant foi).
Les rapporteurs peuvent, lorsque les documents sont rédigés en langue étrangère, demander au candidat qu'ils soient accompagnés d'une traduction en français. Ils peuvent également, s'ils souhaitent disposer de travaux, ouvrages ou articles mentionnés dans le curriculum vitae mais qui ne sont pas joints au dossier, les demander aux candidats.