Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives :
- à l'identité (nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresse, numéros de téléphone privé et professionnel, nationalité, identifiant défense) ;
- à la situation familiale (situation matrimoniale, prénom du conjoint, enfants [prénoms, sexe, date de naissance, à charge ou non]) ;
- à la formation, aux diplômes et aux distinctions (diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, formation professionnelle [nature et date des cours, stages ou autres actions de formation], récompenses, décorations, félicitations, distinctions honorifiques) ;
- à la vie professionnelle (mode de recrutement [concours, examens, recrutement direct], régime juridique [statutaire ou contractuel], position administrative [activité à temps complet ou à temps partiel, détachement, position hors cadre, disponibilité, congé parental], congés [annuels, maladie, longue maladie, longue durée, maternité, liés aux charges parentales, de formation professionnelle, de formation syndicale], grades ou emplois et affectations successifs et actuels, indices de traitement [bruts ou réels majorés] successifs et actuels, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, résidences administratives successives et actuelle, notation effectuée selon les garanties statutaires, demandes de mutation ou orientation souhaitée, activité professionnelle avant incorporation, numéro matricule, dates de début et de fin de contrat, absence et motifs).
Les informations nominatives ainsi enregistrées sont conservées cinq ans après le départ de l'intéressé.
La conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires.