Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives :
- à l'identité : nom (patronymique, marital ou d'usage), prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresses (postale et professionnelle de courrier électronique), nationalité, numéros (de téléphone privé et professionnel, de télécopie et du permis de conduire), identifiant défense ;
- à la situation familiale : situation matrimoniale, enfants (prénoms, sexe, date[s] de naissance, à charge ou non, date de décès éventuel), personne à prévenir en cas d'urgence (nom, prénoms, lien de parenté, adresse, téléphone), prénoms du conjoint, profession ;
- à la situation militaire : grade, arme, spécialité, durée des services, affectation, dégagé, sursitaire, exempté, position sous les drapeaux, affectation dans la réserve, numéro matricule au recrutement, lien au service, reconversion à l'issue du service actif ;
- à la formation, aux diplômes et aux distinctions : diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, formation professionnelle (nature et date des cours, stages ou autres actions de formation), niveau général et scolaire, récompenses, décorations ;
- au logement : nature du logement, type, loyer, montant des charges ;
- à la vie professionnelle : mode de recrutement (concours, examens, recrutement direct), régime juridique (statutaire ou contractuel), position administrative (activité à temps complet ou à temps partiel, détachement, position hors cadre, disponibilité, congé parental), congés (annuels, maladie, longue maladie, longue durée, maternité, liés aux charges parentales, de formation professionnelle, de formation syndicale), grades ou emplois et affectations successifs et actuels, indices de traitement (bruts ou réels majorés) successifs et actuels, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, résidences administratives successives et actuelle, notation effectuée selon les garanties statutaires, demandes de mutation ou orientation souhaitée, activité professionnelle avant incorporation, retenues (pensions, sécurité sociale, couverture complémentaire, remboursement de prêts), mandats électifs ou représentatifs syndicaux, facilités accordées à raison d'activité relative au service social (restaurants administratifs, coopératives, sociétés sportives, colonies de vacances) ;
- aux sanctions professionnelles : types, punitions (date et motif) ;
- à la santé : renseignements médico-administratifs ;
- à la situation économique et financière : primes, indemnités, allocations diverses (familiales, de salaire unique, logement, prénatales, postnatales), imputation budgétaire, numéros de livret de solde et d'inscription à une mutuelle militaire, souscription d'une assurance vie, nouvelle bonification indiciaire (code et date).
Les informations nominatives ainsi enregistrées sont conservées jusqu'à la sortie des cadres de l'agent ou à la rupture du lien de l'agent avec la personne morale gestionnaire, à l'exception des informations relatives aux sanctions professionnelles et aux punitions qui sont effacées conformément à la réglementation en vigueur et aux lois d'amnistie.
Les informations nécessaires au calcul des droits à retraite peuvent être conservées à des fins de reconstitution de la carrière jusqu'à la liquidation des pensions de vieillesse.
La conservation des données relatives aux motifs d'absences est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires.