Dans chaque dépôt de reproducteurs, les opérations de récolte et de conditionnement de la semence sont effectuées par le chef de centre ou sous sa responsabilité directe.
Chaque opération de récolte, examen ou conditionnement de la semence est consignée au fur et à mesure sur des fiches de récolte à numérotation continue, de format et de présentation normalisés. Sont notamment portés sur ces fiches les renseignements suivants :
Identification du taureau ;
Date de récolte ;
Référence de la récolte ;
Résultat des examens qualitatifs ;
Taux de dilution ;
Volume de dilution ;
Nombre de doses fabriquées ;
Semence fraîche ou congelée ;
Code du dépôt destinataire de la semence.
Ces documents devront être tenus et conservés pour permettre toute exploitation mécanographique éventuelle.
Le chef de centre informe le préfet (direction départementale de l'agriculture, direction des services vétérinaires départementaux) de toute entrée de reproducteurs au dépôt qu'il dirige, ainsi que de toute sortie en précisant la destination. En cas de réforme d'un reproducteur, il indique le nombre de doses de semences issues de ce reproducteur stockées au jour de la réforme dans le dépôt qu'il dirige et signale les dépôts autres que le sien qui pourraient également en détenir.